Introduzione
Gestione note spese: cos'è e come ottimizzarla
Se gestisci un’impresa, o lavori nell’amministrazione di un’azienda, molto probabilmente hai già visto quella cartellina piena di scontrini che arriva sulla tua scrivania a fine mese.
La gestione delle note spese è uno dei processi amministrativi più time consuming per le imprese e dove è più facile commettere errori o omissioni.
Si perde tempo a raccogliere giustificativi, a inserire i dati su fogli Excel, a calcolare i rimborsi e a riconciliare il tutto con l'estratto conto. Tempo prezioso che tu o il tuo team potreste dedicare ad attività a maggior valore. Tutto questo processo ha un nome: expense management e non deve essere un calvario.
In questo articolo ti raccontiamo come puoi ottimizzare la gestione delle spese aziendali grazie a due strumenti: carte di pagamento “intelligenti” per i dipendenti e un’app note spese integrata: tutti servizi inclusi nel conto aziendale online di Tot.
Cos’è l’expense management o gestione delle spese
La gestione delle note spese rimanda ad una serie di processi più ampi che fanno capo al concetto di Expense Management, vediamo una definizione:
L'Expense Management, o gestione spese aziendali, è l'insieme di tutti i processi che un'azienda adotta per tracciare, approvare e rimborsare le spese sostenute dai propri dipendenti per conto dell'impresa.
Questo fa riferimento ad una vasta gamma di spesa operative:
Trasferte (vitto, alloggio e trasporto);
Pranzi di lavoro e cene con i clienti e altre spese di rappresentanza;
Acquisto di materiali per l’ufficio;
Carburante, pedaggi e parcheggi;
Spese per software e abbonamenti online;
Spese di pubblicità e molto altro ancora;
Fino a poco tempo fa, lo standard era una gestione manuale delle spese e dei rimborsi dei dipendenti:
Il dipendente anticipa i soldi di tasca propria, conserva gli scontrini, compila un foglio Excel e la consegna all'amministrazione;
L'amministrazione, a sua volta, deve controllare tutto, autorizzare e infine eseguire il bonifico per il rimborso.
Perché questa modalità è un costo? Perché è inefficiente. Genera ore di lavoro manuale, un alto rischio di errori di inserimento, giustificativi persi o illeggibili e basso controllo sui flussi di cassa.
Il problema della gestione manuale delle note spese
Il problema della gestione manuale delle note spese dei dipendenti non è solo la fatica e il tempo impiegato: si tratta di un vero e proprio freno operativo che crea attrito a tutti i livelli aziendali.
Vediamo meglio le problematiche:
Per l'imprenditore e l'amministrazione:
Tempo perso: ore rubate alla contabilità per decifrare scontrini, rincorrere i dipendenti per i giustificativi mancanti e inserire dati manualmente;
Mancanza di controllo: si ha una visibilità ridotta su chi spende, come spende e quanto spende;
Riconciliazione complessa: trovare il match tra ogni singola spesa e la voce nell’estratto conto è un lavoro manuale lungo, noioso e in cui è molto facile commettere errori.
Per il dipendente:
Deve anticipare il denaro di tasca propria: Il collaboratore è costretto a usare i suoi soldi personali per le spese di lavoro;
Burocrazia e stress: Deve conservare meticolosamente ogni pezzo di carta e perdere tempo a compilare la nota spese;
Rimborsi lenti: L'intero processo burocratico fa sì che il rimborso spese arrivi spesso dopo settimane, creando malumore e frustrazione.
In questo contesto, una gestione efficace dei rimborsi spese è cruciale per mantenere un team motivato e un bilancio in ordine.
La soluzione: gestione delle note spese tramite app
La soluzione è l'automazione. Oggi puoi automatizzare e velocizzare la gestione delle note spese grazie a due strumenti:
Carte aziendali per dipendenti: invece di far anticipare i soldi al team, l'azienda fornisce di dipendenti delle carte di pagamento (fisiche o virtuali). Questo non solo ha dei vantaggi per i dipendenti, ma consente anche un maggiore controllo sulle spese aziendali;
Un’app per le note spese: il conto Tot integra nativamente strumenti per la gestione delle note spese tramite app mobile. Questo strumento consente di digitalizzare il giustificativo di spesa e associarlo immediatamente alla voce contabile.
Questo approccio trasforma un processo reattivo (controllo dopo la spesa) in un processo proattivo (controllo prima e durante la spesa).
Come funziona l'expense management di Tot?
In Tot abbiamo sviluppato una soluzione di gestione delle note spese pensata appositamente per le esigenze di PMI, SRL e professionisti italiani. Il sistema di expense management di Tot è integrato direttamente nel tuo conto aziendale digitale, senza bisogno di altre app, altre subscription e altri canoni aggiuntivi.
Dimentica i software di expense management da dover integrare con il conto aziendale. Con Tot tutto avviene all'interno di un unico strumento all-in-one, progettato per darti il massimo della flessibilità gestionale e del controllo.
1. Assegna carte nominative (fisiche o virtuali) al tuo team
Direttamente dalla dashboard del tuo conto Tot, puoi creare e assegnare carte aziendali ai dipendenti in pochi secondi, senza attese o burocrazia.
Scegli tra carte fisiche o carte virtuali: per ogni carta è possibile assegnare anche un nome identificativo, in modo da facilitare il tracciamento delle spese all’interno dell’estratto conto.
2. Imposta plafond di spesa e limiti per categoria
Questo è il punto chiave per il controllo delle spese. Per ogni singola carta assegnata ad un dipendete, puoi impostare regole chiare prima che la spesa avvenga:
Plafond personalizzati: decidi tu il budget massimo (giornaliero, o mensile);
Blocco/Sblocco istantaneo: un dipendente perde la carta? La blocchi con un clic, in tempo reale e, se vuoi, la termini definitivamente sempre in un secondo.
Con Tot, previeni la spesa fuori budget, non ti limiti a registrarla a fine mese.
3. Acquisisci scontrini e giustificativi via app in tempo reale
Basta scontrini persi o illeggibili. Il processo è semplicissimo:
Il dipendente effettua il pagamento con la sua carta Tot;
Subito riceve una notifica sull'app di Tot che gli chiede di fotografare il giustificativo (ma può farlo anche in seguito);
La foto viene caricata e allegata digitalmente a quella specifica transazione;
Il dipendente può inserire infine un commento per motivare le ragioni della spesa.
4. Riconciliazione automatica e reportistica per l'amministrazione
L'amministrazione non deve più fare "matching" manuale tra voci contabili e note spese.
Ogni transazione arriva sulla dashboard di Tot già abbinata al suo giustificativo e alla carta che generato la voce di spesa: a questo punto è possibile scaricare la riconciliazione per la prima nota in un click, già pronta da inviare al commercialista.
Il processo di gestione delle note spese che prima richiedeva intere giornate di lavoro ora si fa in pochi click.