Giustificativi di spesa: cosa sono e a cosa servono

I giustificativi di spesa sono un aspetto centrale nella contabilità e fiscalità aziendale: servono a dimostrare che una spesa è reale e riconducibile ad una specifica attività lavorativa. 

In questo articolo vediamo nel dettaglio cosa sono, a cosa servono, quali requisiti devono avere e come puoi semplificare tutta la gestione dei giustificativi grazie a Tot.

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Che cosa sono i giustificativi di spesa

I giustificativi di spesa sono documenti ufficiali, come fatture o scontrini, che attestano l’effettiva avvenuta di una spesa. 

La loro funzione è duplice: da un lato servono a provare che la spesa è stata realmente sostenuta, indicando chi l’ha emessa e a favore di chi, per quale importo e in quale data. Dall'altro lato consentono di dimostrare la pertinenza della spesa con l’attività aziendale o professionale, utile a fini contabili e fiscali.

Infatti, in assenza di giustificativi validi, un costo non può essere considerato né deducibile (cioè sottratto dal reddito imponibile) né detraibile (cioè recuperato in parte dall’imposta sull’IVA dovuta). 

Da tenere a mente

A partire dal 2025, affinché una spesa aziendale sia deducibile e detraibile, oltre al giustificativo, è necessario che sia effettuata attraverso strumenti di pagamento tracciabili, come la carte fisiche e virtuali che ti mette a disposizione Tot.

Tipologie di giustificativi di spesa

I giustificativi di spesa sono dunque documenti che attestano chi ha speso cosa, quando, attraverso quale strumento di pagamento, per cosa e per quale importo. Possono essere:

• fatture,

• ricevute fiscali,

• scontrini,

• biglietti,

• ricevute per prestazioni occasionali,

• altri documenti contabili equivalenti (quando previsti).

A cosa servono i giustificativi di spesa

I giustificativi testimoniano che una spesa esiste realmente e, soprattutto, che è collegata all’attività aziendale. Vediamo nel dettaglio a cosa servono. 

Dimostrare che la spesa è reale

I giustificativi servono prima di tutto a dare prova che la spesa è stata effettivamente sostenuta.
Un giustificativo, che si tratti di fattura, ricevuta o scontrino, è la traccia ufficiale che mostra che l’acquisto è avvenuto, con data, importo, natura della spesa e chi l’ha emessa. Senza questo documento, non c’è modo di dimostrare che il costo sia stato effettivamente sostenuto dal dipendente.

Collegare la spesa all’attività aziendale

Il giustificativo serve anche a dimostrare che la spesa è inerente all’attività d’impresa o professionale. Non tutte le uscite, infatti, possono essere portate in deduzione o detrazione: devono avere un nesso con il lavoro.

Esempio: uno scontrino di un pranzo può essere presentato come spesa di rappresentanza se legato ad un incontro di lavoro con un potenziale cliente, ma non se si tratta di un normale pranzo tra colleghi.

Consentire deduzioni e detrazioni fiscali

Dal punto di vista fiscale, i giustificativi sono indispensabili per poter dedurre una spesa (ovvero sottrarla dal reddito imponibile) o detrarre un costo (cioè recuperare una percentuale sull’IVA da pagare).
In assenza del documento, l’Agenzia delle Entrate non riconosce il beneficio e la spesa rimane interamente a carico del contribuente.

Garantire trasparenza contabile e fiscale

I giustificativi sono parte integrante delle scritture contabili e permettono di tenere in ordine la contabilità. Sono la base per bilanci, registri IVA, rendiconti e verifiche interne.
Inoltre, in caso di audit o controlli, avere la documentazione completa protegge l’azienda e il lavoratore da eventuali contestazioni.

Requisiti dei giustificativi di spesa

Per essere validi come giustificativi fiscali, i documenti devono rispettare alcune caratteristiche:

• Autenticità: deve risultare che il documento provenga da chi ha emesso la fattura, ricevuta ecc., non deve essere falsificato.

• Integrità: il documento deve essere integro, non manomesso, leggibile, con le informazioni essenziali (data, importo, descrizione, destinatario, natura del bene o servizio).

• Immodificabilità (se digitale): se è digitalizzato, la copia digitale deve essere una riproduzione fedele, non alterabile.

• Valore probatorio: in certi casi (ad esempio, per prestazioni occasionali o documenti equivalenti) il documento deve avere valore legale equivalente a una fattura o altro documento previsto dalla normativa.

• Conservazione: il documento deve essere conservato per il periodo richiesto dalla legge (almeno 10 anni). La stessa cosa vale anche per la conservazione del giustificativo in formato digitale.

Differenza tra note spese e giustificativi di spesa

Uno dei punti più importanti da chiarire è la differenza tra giustificativo di spesa e nota spese. 

La nota spese è un documento riepilogativo che un dipendente, collaboratore o anche un professionista compila per rendicontare le spese sostenute nello svolgimento della propria attività (ad esempio una trasferta, una missione di lavoro, un incontro con clienti). Dentro ci sono le voci di spesa, suddivise per tipologia: trasferte, pasti, pernottamenti, carburante, pedaggi, ecc. 

Il giustificativo di spesa, invece, è la prova documentale che rende credibili e fiscalmente valide le voci presenti nelle note spese. In sostanza, mentre la nota spese racconta quanto e per cosa si è speso, il giustificativo documenta che la spesa è reale e a norma.

Il collegamento è quindi molto stretto:

• la nota spese organizza e riassume le uscite,

• i giustificativi ne danno il supporto documentale e legale.

Digitalizzazione dei giustificativi di spesa (con Tot)

Digitalizzare i giustificativi di spesa significa dire addio a carta, scontrini e ricevute fisiche, trasformando un processo tradizionalmente lento e macchinoso in un flusso semplice e digitale. Foto o scansione dei documenti, caricamento in un software gestionale o in un’app, archiviazione elettronica e, quando possibile, eliminazione sicura della copia cartacea.

I vantaggi sono immediati: meno errori, meno omissioni e più tempo risparmiato grazie ad automazioni che alleggeriscono la gestione contabile e fiscale.

Con Tot puoi fare tutto questo direttamente dal tuo conto aziendale, senza bisogno di app esterne. Puoi creare carte aziendali fisiche e virtuali per i collaboratori, assegnare budget giornalieri o mensili e controllare le spese in tempo reale. Tutto da app, in autonomia, senza attese né passaggi intermedi.

E la gestione dei giustificativi diventa un gioco da ragazzi: dopo ogni acquisto, il dipendente scatta una foto allo scontrino, carica in app e aggiunge un breve commento per spiegare la ragione della spesa. 

Dall’altra parte, l’amministrazione trova le note spese già riconciliate con le voci contabili e pronte per l’export da inviare al commercialista.

Con Tot, la tua gestione dei giustificativi di spesa non sarà più la stessa: provare per credere!