Gestisci le note spese senza scartoffie

Puoi caricare fatture, ricevute e scontrini in formato PDF, JPEG, PNG e HEIC.

Se il pagamento avviene attraverso una delle carte Tot, ti arriverà una notifica sul tuo smartphone per caricare il giustificativo e la transazione sarà associata in automatico.

Se ti perdi la notifica o la chiudi per sbaglio, niente panico. Potrai sempre caricare il giustificativo in seguito, entrando nell'app di Tot e selezionando la transazione per cui vuoi inserire la nota spese.

Con Tot puoi fare il download delle transazioni già riconciliate con le note spese in Excel, CSV e PDF. Oltre alla riconciliazione, puoi anche scaricare lo ZIP con una copia di tutti i giustificativi allegati per ogni transazione.

Il file ti arriverà tramite email automatica sul tuo account collegato al conto Tot e, se vuoi condividere la riconciliazione con il commercialista, ti basterà inoltrargli la mail.

Il link per il download sarà attivo per sette giorni. Puoi fare l'export tutte le volte che vuoi.

La gestione delle note spese è una funzione nativa del conto aziendale online di Tot. Questo significa che non hai bisogno di un'altra app dedicata (e un altro canone da pagare) per l'Expense Management.

Tot è una piattaforma completa per la gestione finanziaria del tuo business, che include un conto aziendale online con IBAN italiano per ricevere ed effettuare pagamenti, tutte le carte aziendali di cui hai necessità e strumenti per la gestione amministrativa e contabile della tua impresa, come la riconciliazione automatica delle fatture e la gestione delle note spese.

Tutto in un unico canone, senza costi nascosti e con la massima trasparenza per il cliente.

Le note spese sono un documento riepilogativo (giustificativo + transazione) che un dipendente presenta alla propria azienda per ottenere il rimborso delle spese sostenute durante lo svolgimento di attività lavorative, come il pernottamento in albergo, il noleggio di un auto o una corsa in taxi per raggiungere un evento aziendale.

Si tratta di documenti fondamentali, in quanto permettono all'azienda di tenere traccia dei costi operativi e di dedurre e detrarre le varie spese sostenute.

Riguardo i rimborsi spesa, con Tot puoi eliminarli alla radice mettendo a disposizione dei tuoi dipendenti tutte le carte aziendali di cui hai necessità, sia fisiche che virtuali. In questo modo la gestione delle spese del team sarà ancora più snella e automatizzata: dal pagamento, fino al caricamento dei giustificativi tramite app mobile.

Il giustificativo di spesa è invece il documento originale che dimostra l’effettivo sostenimento della spesa: può essere uno scontrino, una fattura o una ricevuta. Per fare la nota spese con Tot, ti basta scattare una foto allo scontrino e caricare il giustificativo in app.