Rimborsi spese per i dipendenti: come gestirli al meglio

La gestione dei rimborsi spese per i dipendenti è un tema cruciale, sia dal punto di vista dei dipendenti che da quello dei datori di lavoro. Ogni giorno, infatti, professionisti che viaggiano per lavoro, partecipano a eventi o acquistano materiali necessari all'azienda, devono anticipare di tasca propria le spese lavorative, per poi richiedere un rimborso all'azienda.

Questo modello, sebbene sia il più diffuso, genera spesso insoddisfazione tra i dipendenti e problematiche amministrative e gestionali per i datori di lavoro, creando tensioni all’interno dell’azienda.

Ecco perché In questo articolo, oltre a vedere cosa sono i rimborsi spese e le principali categorie di costi rimborsabili, affrontiamo anche il tema delle problematiche connesse alla gestione delle spese del team. Problematiche che possono essere risolte, o comunque ridotte in larga parte, grazie all’impiego di carte aziendali con un plafond dedicato da poter assegnare ad ogni collaboratore o dipendente, come quelle che offre il conto business di Tot.

Rimborso spese per i dipendenti: cos’è e come funziona?

Il rimborso spese è una compensazione economica che un cliente o un datore di lavoro fornisce a un professionista per coprire i costi sostenuti nell'esecuzione di un'attività lavorativa.

Questi costi possono includere spese di viaggio, vitto, alloggio, materiale, strumenti necessari per lo svolgimento del lavoro o altre spese direttamente correlate all'attività professionale. Successivamente, il cliente o l'azienda rimborsa tali spese, purché siano documentate adeguatamente tramite ricevute, fatture o altre prove di pagamento.

È importante notare che i rimborsi spese, se adeguatamente documentati, non costituiscono reddito imponibile per il professionista, ovvero non sono tassati, in quanto rappresentano la semplice restituzione di costi anticipati per conto dell’azienda.

Le categorie di costi rimborsabili per i dipendenti

All'interno del rimborso spese per dipendenti e professionisti rientrano diverse categorie di costi. Ecco alcuni degli esempi più comuni:

• Spese carburante e di viaggio: include i costi di trasporto come biglietti aerei, ferroviari, carburante per l'auto, taxi o noleggio veicoli.
• Vitto e alloggio: quando un professionista deve soggiornare fuori sede per lavoro.
• Materiale e strumenti: quando per svolgere un lavoro un professionista necessita di acquistare materiale specifico o noleggiare determinate attrezzature.
• Spese di rappresentanza: le spese sostenute per attività di rappresentanza, come pranzi o cene con clienti e collaboratori.
• Spese telefoniche e di comunicazione: se il lavoro richiede l'uso di servizi di comunicazione, come telefonate internazionali o pacchetti dati per internet.
• Tasse e oneri: eventuali tasse o oneri pagati da un dipendente in relazione all'attività, come le spese per il rilascio di documenti ufficiali o certificazioni necessarie per l'incarico che deve svolgere.

Il problema dei rimborsi spese

Come anticipato all’inizio dell’articolo, la questione dei rimborsi spese dei dipendenti rappresenta un problema a due facce.

Dal punto di vista del dipendente, anticipare denaro può diventare un onere non indifferente, specialmente quando si tratta di somme rilevanti o quando i rimborsi tardano ad arrivare a causa di lungaggini amministrative. In più, la necessità di conservare ricevute e di compilare note spese dettagliate sottrae tempo prezioso ad altre mansioni più importanti.

Dall’altro lato, il processo di rimborso comporta un carico amministrativo notevole per le imprese, generando spesso ritardi nella restituzione del denaro. A questo si aggiunge che le politiche di rimborso non sono sempre chiare e ben esplicitate all’interno dell’azienda e ciò può portare a spese non giustificate o eccessive, creando ulteriori tensioni tra i dipendenti e i datori di lavoro.

Le carte aziendali per gestire le spese del team

E se potessimo evitare ai nostri collaboratori di dover anticipare le spese di tasca propria e avere in più maggiore controllo su quando e come vengono spesi i soldi dell'azienda?

Una delle soluzioni più efficaci per superare le difficoltà legate ai rimborsi è l'uso di carte aziendali da assegnare ai propri dipendenti, carte come quelle che possono essere richieste dai titolari dei conti aziendali online di Tot.

Mettere a disposizione dei propri dipendenti delle carte aziendali permette di eliminare alla base tutto il processo di rimborso spese, con evidenti vantaggi sia per i collaboratori che per i datori di lavoro. Non solo: le carte semplificano tutta la gestione delle spese, permettendo di assegnare budget specifici per ogni attività, riducendo il rischio di errori e garantendo completa tracciabilità su tutte le spese connesse alle attività di un business.

Le carte aziendali Tot e molto altro

Con Tot è possibile richiedere tutte le carte aziendali di cui si necessita, sia fisiche che virtuali, da mettere a disposizione del proprio team. Tutte le carte Tot per il team sono Debit Mastercard e possono essere intestate direttamente ad un dipendente o collaboratore. Il datore di lavoro, inoltre, può decidere quanto budget assegnare ad ognuna di esse, monitorando tutte le spese in tempo reale, direttamente dalla propria area personale.

Inoltre, creare una nuova carta è veloce quanto bloccarla: tutto avviene sempre e completamente online, senza code in banca, appuntamenti telefonici o altro: basta accedere a Tot e in pochi click si può creare una nuova carta, gestirne i vari parametri, bloccarla o terminarla per sempre.

Ma Tot non è solo carte aziendali: è una piattaforma che permette di semplificare tutta la gestione finanziaria del proprio business, grazie ad un conto aziendale online con IBAN italiano, completo di tutti i principali strumenti di pagamento, come bonifici istantanei online, pagoPA, f24 e Ri.Ba., tutti inclusi nel piano d’abbonamento e senza costi di commissione.

E poi, ancora oltre, grazie alle funzioni amministrazione, che permettono di ridurre i tempi di altre mansioni complesse e time consuming, come la riconciliazione delle fatture per la prima nota, che con Tot può essere fatta in automatico.

Un modo più semplice per gestire il tuo business c’è: se vuoi, ci siamo!