Estratto conto bancario: cos’è e perché è così importante per le aziende

L’estratto conto bancario è un documento importante per monitorare il proprio status finanziario, ma a livello aziendale diventa un vero e proprio strumento per guidare tutta la gestione finanziaria quotidiana.

La banca è legalmente tenuta a fornire questo documento, in forma gratuita, almeno una volta all’anno, anche se di solito è disponibile su base trimestrale. Una tempistica insufficiente per le aziende che hanno bisogno di visionare il saldo contabile con maggiore frequenza e su archi temporali più brevi e meno regolari.

Se hai un conto aziendale online con Tot, puoi selezionare l’arco temporale che preferisci e scaricare la lista completa delle transazioni con il saldo contabile a inizio e fine periodo, tutte le volte che vuoi, e senza pagare un euro. Perché sì, di solito con le banche tradizionali gli estratti conto “extra” te li fanno pagare.

Ora vediamo meglio perché cos’è l’estratto conto e perché è così importante per le aziende. 

Cos’è l’estratto conto bancario

L’estratto conto è un documento ufficiale che la banca ti fornisce per riepilogare tutti i movimenti effettuati sul tuo conto corrente in un determinato periodo. Mostra operazioni in entrata e in uscita (bonifici, addebiti, versamenti, pagamenti con carta, commissioni, ecc.), insieme al saldo iniziale e finale di quel periodo.

Serve per tenere traccia delle transazioni sul conto, controllare che non ci siano errori, verificare addebiti ricorrenti o sospetti e, se hai un'attività, per confrontare la contabilità interna con quanto registrato dalla banca.

Quante volte la banca ti fornisce l’estratto conto?

Dipende dalla banca e dal contratto, ma in genere l’estratto conto viene fornito su base mensile, trimestrale o annuale. Se serve una copia aggiornata in un momento diverso da quello previsto, è possibile richiederla, spesso a pagamento con le banche tradizionali.

Nel caso di Tot, non è necessario attendere le tempistiche della banca e si può esportare un facsimile all’estratto conto bancario con il saldo contabile a inizio e fine periodo, direttamente dall’app, scegliendo l’arco temporale e il formato che più si preferisce (foglio Excel o PDF). 

Come leggere l’estratto conto?

Dentro un estratto conto ci sono tutte le informazioni utili per valutare lo stato di salute delle proprie finanze. Si trovano la data di ogni operazione, la descrizione del movimento (per esempio, “Bonifico in entrata da Rossi Srl”), l’importo e il saldo aggiornato dopo ogni operazione.

Leggere un estratto conto è abbastanza semplice: si parte dalla data d’inizio e si arriva a quella di fine periodo. Ogni riga corrisponde a un’operazione. 

L’estratto conto deve poi riportare il saldo contabile, ovvero la liquidità rimanente al netto di tutti i movimenti già registrati. Da non confondere con Il saldo disponibile, ovvero la cifra realmente spendibile, in quanto tiene conto anche delle operazioni ancora in corso (come un pagamento con carta non ancora contabilizzato o un SDD). 

Una differenza importante e da tenere a mente, per evitare di fare spese contando su fondi che in realtà non sono ancora utilizzabili.

Perché l’estratto conto è così importante per le aziende?

L’estratto conto bancario è molto più di un semplice documento informativo. Per un’azienda è uno strumento di controllo, analisi e gestione finanziaria. Rappresenta il punto di contatto tra la contabilità interna e gli effettivi movimenti contabili dell’azienda. 

Controllo dei flussi di cassa

L’estratto conto ti permette di visionare tutte le entrate e uscite del tuo conto aziendale, in modo da avere una panoramica chiara degli incassi dai clienti, dei pagamenti ai vari fornitori, gli stipendi ai dipendenti, versamenti fiscali, addebiti di utenze, commissioni bancarie e così via.

Riconciliazione contabile

Qui entra in gioco anche il commercialista. L’estratto conto è indispensabile per verificare che ciò che risulta nella contabilità aziendale corrisponda a quanto è effettivamente passato dalla banca. Questa operazione viene definita riconciliazione bancaria. 

Ogni mese (o quando necessario), il commercialista confronta l’estratto conto con i registri interni e, se trova delle discrepanze, come ad esempio un bonifico non registrato o un addebito doppio, può intervenire per correggere. 

Senza questo controllo, è possibile avere degli errori nei bilanci, e si rischia anche di incorrere in sanzioni fiscali, oltre ad avere dei dati poco affidabili sul flusso di cassa del tuo business.

Con Tot, puoi dare direttamente accesso al conto al tuo commercialista, in modo che possa visionare l’estratto conto in piena autonomia e senza doverti contattare ogni volta. Se vuoi approfondire, trovi qui tutte le funzionalità legate agli accessi e ruoli al conto Tot. 

Preparazione alla dichiarazione dei redditi e al bilancio

L’estratto conto è anche un documento fiscale. Serve per:

• preparare il bilancio d’esercizio

• compilare il modello F24 per il pagamento delle imposte

• calcolare IVA, ritenute, oneri finanziari

• giustificare entrate e uscite in caso di verifica da parte dell’Agenzia delle Entrate

Prevenzione e gestione del flusso di cassa

Leggere l’estratto conto aiuta a individuare subito movimenti sospetti e, soprattutto, serve a capire se c’è la liquidità per sostenere pagamenti imminenti, prevenendo scoperti, sanzioni o blocchi operativi.

Accesso al credito e rapporto con le banche

Le banche o altri istituti finanziari e di credito possono richiedere gli estratti conto per valutare l’affidabilità finanziaria dell’azienda prima di concedere prestiti, fidi o leasing.

Supporto alle strategie aziendali

Conoscere i flussi reali ti aiuta a prendere decisioni più informate. Ad esempio:
Stai pagando troppi fornitori in anticipo? Gli incassi arrivano con ritardo rispetto alla scadenza delle fatture? Hai spazio per investimenti? Tutte queste domande possono trovare risposta leggendo e analizzando con attenzione l’estratto conto.

Se ancora non conosci Tot

Tot è la piattaforma all-in-one che include al suo interno un conto aziendale con IBAN italiano completo di tutte le funzionalità fondamentali per la gestione finanziaria, amministrativa e contabile del tuo business: 

• Tutti i pagamenti inclusi, senza commissioni, sia in entrata che in uscita;

• Tutte le carte di cui hai necessità, sia fisiche che virtuali, da utilizzare come centro di costo o da mettere a disposizione del tuo team per spese di trasferta e molto altro;

• Strumenti utili per la gestione contabile, come la riconciliazione automatica delle fatture e l’export del file per la prima nota da inviare al commercialista;

• Il paga fatture con un click, per pagare un fornitore in un lampo, direttamente dalla fattura ricevuta e senza dover inserire i dati del pagamento;

• Gestione degli accessi e ruoli al conto, per delegare tutta la gestione contabile a finanziaria del tuo business.