Rimborso spese dipendenti: la guida completa per il 2026

Il rimborso spese dei dipendenti è uno degli aspetti più cavillosi e time consuming nella gestione aziendale, sia dal punto di vista del dipendente che dell’amministrazione. 

Fiscalità, contributi, deducibilità aziendale, tracciabilità dei pagamenti, corretta gestione documentale… le cose da tenere a mente sembrano troppe, ma niente panico!

Qua trovi la guida più completa e chiara del web sulla gestione dei rimborsi spese nel 2026: 

• Normativa italiana sui rimborsi spiegata in poche parole semplici;
• Tipologie di rimborsi;
• Ambiti di applicazione del rimborso e molto altro. 

Ma soprattutto, sei su Tot, il conto aziendale 100% online che ti consente di assegnare carte al team e gestire le note spese dei dipendenti. Crei una nuova carta, imposti il budget e la assegni con un click. Il tuo collaboratore la utilizza, scatta una foto alla ricevuta e carica il giustificativo direttamente sul conto, già associato alla transazione. Così la rendicontazione diventa più facile, per tutti.

Cos’è il rimborso spese dipendenti

Il rimborso spese è la restituzione al lavoratore delle somme anticipate nell’interesse esclusivo dell’azienda, durante lo svolgimento dell’attività lavorativa, come trasferte, missioni o acquisti di vario genere.

Se correttamente gestito, non costituisce reddito imponibile per il dipendente, non è soggetto a contributi ed è un costo deducibile per l’azienda.

Quando si parla di rimborso spese ai dipendenti devono quindi sussistere due criteri fondamentali.

• Ambito d’applicazione: la spesa deve essere sostenuta nell’interesse esclusivo del datore di lavoro;
• Temporaneità: la spesa deve essere collegata a uno spostamento di breve/media durata o comunque ad un’attività particolare svolta durante l’orario di lavoro.

Il rimborso, dunque, ha natura restitutoria (non retributiva!) e non costituisce reddito imponibile per il dipendente, se gestito in conformità con la normativa.

Normativa di riferimento sul rimborso spese dipendenti

La disciplina fiscale dei rimborsi spese ai dipendenti è contenuta nell’art. 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), che definisce cosa rientra nel reddito da lavoro dipendente e cosa, invece, ne è escluso. 

A queste si aggiungono le circolari dell’Agenzia delle Entrate e eventuali aggiornamenti o rettifiche introdotti dalla Legge di Bilancio 2026, come l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti, già introdotto nel 2025.

Quando il rimborso spese non concorre a formare reddito

Il rimborso non è imponibile quando:

• Riguarda spese sostenute nell’interesse esclusivo del datore di lavoro;
• È analiticamente documentato (nel caso di rimborso a piè di lista);
• Rientra nei limiti di esenzione previsti per le indennità forfettarie di trasferta;
• Rispetta gli eventuali obblighi di tracciabilità previsti dalla normativa.

Quando il rimborso spese concorre a formare reddito

Il rimborso diventa imponibile, in tutto o in parte, quando:

• Supera i limiti di esenzione previsti per le indennità forfettarie;
• Non riguarda una trasferta effettiva (ad esempio quando la sede di lavoro coincidente con il luogo della prestazione lavorativa);
• Non è adeguatamente documentato, nel caso di rimborso analitico;
• Non rispetta gli obblighi di tracciabilità richiesti dalla normativa vigente;
• Nasconde una componente retributiva (ad esempio riconoscimento sistematico e non collegato a spese effettive).

Le tre (+1) tipologie di rimborso spese ai dipendenti

La normativa disciplina tre sistemi di rimborso: analitico, forfettario e misto. A questi si affianca il rimborso chilometrico, regolato secondo criteri specifici. Vediamoli uno ad uno nel dettaglio.

Rimborso analitico o a piè di lista

È il sistema in cui il datore di lavoro rimborsa esattamente le spese effettivamente sostenute dal dipendente. Si utilizza normalmente per trasferte occasionali e quando l’azienda preferisce rimborsare il costo reale, anziché riconoscere al dipendente un’indennità forfettaria periodica. Non concorre a formare reddito ed è interamente deducibile per l’azienda, se sussistono le seguenti condizioni: 

• Le spese sostenute sono inerenti all’attività lavorativa;
• Le spese avvengono attraverso strumenti di pagamento tracciabili, come carte aziendali o bonifici;
• Le spese sono adeguatamente documentate mediante nota spese.

Limiti del rimborso analitico

Per il rimborso analitico non esistono limiti giornalieri di importo, purché le spese siano congrue e inerenti.

Rimborso forfettario o indennità di trasferta

Il rimborso forfettario consiste nel riconoscimento di una somma fissa giornaliera, indipendente dalle spese effettivamente sostenute dal collaboratore. 

Si utilizza quando l’azienda preferisce semplificare la gestione amministrativa, evitando la raccolta sistematica dei giustificativi di vitto e alloggio. È il caso in cui un dipendente deve sostenere periodicamente delle trasferte per motivi lavorativi. 

A livello fiscale è interamente deducibile per l’azienda e non concorre a formare reddito imponibile per i dipendenti, purché siano rispettati i limiti specifici previsti dalla normativa.

Limiti di esenzione del rimborso forfettario

• 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia;
• 77,47 euro al giorno per trasferte all’estero.

Se l’indennità supera tali soglie, la parte eccedente concorre a formare reddito da lavoro dipendente ed è soggetta a IRPEF e contributi.

Rimborso misto

Come dice il nome, è un sistema ibrido che combina indennità forfettaria e rimborso analitico di alcune spese, tipicamente viaggio o alloggio. 

È utilizzato quando l’azienda vuole garantire la copertura integrale di alcune spese rilevanti e, al contempo, riconoscere una diaria ridotta per le altre spese.

A livello fiscale le soglie di esenzione dell’indennità forfettaria si riducono: in particolare la quota forfettaria si riduce di un terzo se sono rimborsati solo il vitto o solo l’alloggio. Se, invece vitto e alloggio vengono entrambi rimborsati in modo analitico, allora la diaria si riduce di due terzi. 

Limiti di diaria per il rimborso misto

Se in Italia:

• 30,99 euro se viene rimborsato solo il vitto o solo l’alloggio;
• 15,49 euro se vitto e alloggio vengono entrambi rimborsati in modo analitico. 

Se all’estero:

• 51,65 euro se viene rimborsato solo il vitto o solo l’alloggio;
• 25,82 euro se vitto e alloggio vengono entrambi rimborsati in modo analitico.

Rimborso chilometrico

Si applica nel caso in cui il dipendente utilizza la propria auto per esigenze lavorative, escluso il tragitto casa-lavoro.

La cifra da rimborsare viene determinata facendo il rapporto tra chilometri percorsi e costo chilometrico del veicolo, stabilito ogni anno dalle tabelle ufficiali ACI (Automobile Club d'Italia). 

A livello fiscale, non costituisce reddito imponibile per il lavoratore ed è interamente deducibile per l’azienda, purché calcolato secondo le tabelle ufficiali ACI e riferito a trasferte fuori dal comune della sede di lavoro. 

Per approfondire:

Sempre sul nostro blog trovi:

• la guida completa al rimborso chilometrico per il 2026;
• la guida completa alla gestione dell'auto aziendale o ad uso promiscuo.

Quando spetta il rimborso spese ai dipendenti

Il rimborso spese al lavoratore è dovuto quando questo sostiene dei costi personali nell’interesse del datore di lavoro e tali costi non rientrano nell’ordinaria organizzazione già compensata in retribuzione.

La casistica più classica riguarda le spese di trasferta, ma non è l’unica. Vediamo tutte le situazioni più rilevanti.

Rimborsi spese per trasferte

Si verifica quando il dipendente viene inviato temporaneamente in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro, fuori dal comune in cui è situata la sede di lavoro.

In questa situazione:

• Spettano rimborsi analitici di viaggio, vitto, alloggio;
• In alternativa indennità forfettarie nei limiti di esenzione;
• Oppure sistema misto.

Se lo spostamento avviene all’interno dello stesso comune della sede di lavoro:

• Non si applicano le indennità forfettarie;
• Sono rimborsabili in modo analitico le sole spese documentate, come taxi o mezzi pubblici.

Rimborsi per trasferte all’estero

Se un dipendente viene inviato in trasferta all’estero, in caso di rimborso forfettario i limiti sono più elevati rispetto all’Italia, con una diaria massima di 77,47 euro al giorno. 

Missioni temporanee di medio-lungo periodo

Può accadere che il lavoratore venga assegnato per un periodo prolungato, anche mesi, presso una sede secondaria dell’azienda o presso la sede di un cliente, come spesso accade in consulenza. 

Anche qua il criterio chiave è la temporaneità: se la sede originaria rimane formalmente invariata e lo spostamento è comunque per un periodo limitato, anche se lungo, allora si può ancora configurare una trasferta.

Se viene a mancare l’aspetto della temporaneità, allora si parla di trasferimento per lavoro ed entriamo in un’altra casistica che non riguarda specificatamente i rimborsi ai dipendenti. 

Spese anticipate per conto dell’azienda

Il rimborso spese è dovuto, ovviamente, anche nel caso in cui il dipendente anticipi somme per conto dell’impresa, come nel caso di un acquisto urgente di materiali o dell’iscrizione a convegni, fiere o corsi di formazione. 

Anche in questo caso, vigono le regole di base relative ai rimborsi: 

• Inerenza della spesa;
• Utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili (come bonifici o carte aziendali);
• Opportuna documentazione attraverso nota spese. 

Indennità di Smart Working: un caso particolare

Con sempre più dipendenti in lavoro da remoto o ibrido, molte imprese hanno attivato politiche di compensazione delle spese anche per coloro che lavorano da casa. 

Tale compensazione è definita indennità di smart working e si tratta di un importo fisso giornaliero o mensile volto a compensare i costi sostenuti dal dipendente durante l’attività lavorativa, come energia elettrica e connessione internet. 

Tuttavia, a differenza di trasferte e acquisti aziendali, il TUIR non prevede alcuna soglia forfettaria di esenzione per il lavoro agile e generalmente concorre a formare reddito imponibile per il dipendente. 

Solo quando il rimborso è fondato su parametri oggettivi, proporzionati e verificabili (ad esempio calcolo della quota parte della connessione utilizzata per lavoro), può non concorrere a formare reddito, ma comunque non esiste un’esenzione automatica e il trattamento fiscale dipende dalla struttura concreta delle politiche di rimborso. 

Policy aziendale: perché è fondamentale

La corretta gestione dei rimborsi spese ai dipendenti, incluse trasferte, acquisti aziendali o l’indennità di smart working, dipende in larga misura dall’esistenza di policies aziendali chiare e formalizzate. 

Il regolamento aziendale in merito ai rimborsi non si sovrappone ovviamente alla disciplina fiscale, ma definisce in modo preciso condizioni, limiti e modalità operative, riducendo il rischio di contestazioni.

Una policy efficace dovrebbe stabilire:

• Quali spese sono rimborsabili e in quali casi;
• Se è previsto un sistema analitico, forfettario o misto;
• Le modalità di documentazione e i termini di presentazione della nota spese;
• Le regole sulla tracciabilità dei pagamenti;
• Le procedure di autorizzazione e controllo interno.

Una disciplina interna coerente, trasparente e applicata in modo uniforme, rafforza la posizione dell’azienda in caso di verifica fiscale e consente di distinguere correttamente tra rimborsi spese e compenso.

Come funziona il rimborso spese in busta paga

Il rimborso spese viene esposto come voce separata in busta paga, proprio per distinguerne il trattamento fiscale rispetto alla retribuzione ordinaria.

In caso di rimborso analitico o di rimborso forfettario, entro i limiti giornalieri previsti dal TUIR, il rimborso non aumenta l’imponibile fiscale e non incide sul TFR. Se una parte del rimborso è invece imponibile, questa viene sommata alla retribuzione ed è soggetta a IRPEF e contributi. 

Dove visualizzare il rimborso spese in busta paga

Il rimborso spese ha una collocazione precisa nel cedolino, anche se l’aspetto grafico può variare a seconda del software paghe utilizzato. In linea generale, si trova nella sezione “Competenze” nella parte alta del cedolino. Qui vengono riportate tutte le voci economiche del mese, come “Rimborso chilometrico”, “Indennità di trasferta”...ecc.

Nota spese per rimborso: cosa deve contenere

La nota spese è il documento attraverso cui il dipendente rendiconta all’azienda le spese sostenute nello svolgimento dell’attività lavorativa, generalmente in occasione di trasferte, missioni o attività svolte fuori dalla sede abituale di lavoro. 

La sua funzione è quella di consentire all’azienda di verificare, autorizzare e rimborsare correttamente le spese sostenute, garantendo al tempo stesso la tracciabilità delle operazioni ai fini amministrativi.

Ecco cosa deve includere una nota spese:

• Dati del dipendente;
• Periodo della trasferta;
• Luogo della trasferta;
• Motivazione della trasferta o dell’attività svolta;
• Dettaglio analitico delle spese sostenute;
• Allegati giustificativi (scontrini, fatture, ricevute, biglietti di viaggio, ecc.).

La corretta compilazione e conservazione delle note spese ha anche una funzione rilevante dal punto di vista fiscale. 

Le spese sostenute dai dipendenti possono infatti essere considerate deducibili per l’azienda solo se adeguatamente documentate e collegate all’attività lavorativa. Per questo motivo è necessario conservare la documentazione giustificativa, inclusi note spese e relativi allegati, per il periodo previsto dalla normativa fiscale (generalmente 10 anni), in modo da poterla esibire in caso di controlli fiscali.