Introduzione
Rimborso chilometrico: tutto quello che devi sapere nel 2026
Il rimborso chilometrico è uno degli strumenti più utilizzati per compensare economicamente un dipendente o collaboratore che utilizza il proprio veicolo personale per motivi aziendali.
Ma è sempre applicabile? È tassato per il dipendente? Come si può ottimizzare la gestione dei rimborsi e quali sono le novità portate dalla Legge di Bilancio del 2026?
Seguici, dopo questa guida completa il rimborso chilometrico non avrà più segreti. Ah, se ancora non conosci Tot, siamo un conto aziendale 100% online che ti consente di richiedere tutte le carte aziendali di cui hai bisogno e di gestire le note spese dei dipendenti, tutto da un’unica app.
Cos’è il rimborso chilometrico
Vediamo una definizione di rimborso chilometrico:
Il rimborso chilometrico è un’indennità che l’azienda riconosce a un dipendente o collaboratore che utilizza il proprio mezzo di trasporto personale (generalmente l’auto, ma anche altri mezzi motorizzati come moto o scooter) per svolgere attività lavorative.
Il rimborso serve dunque a coprire i costi generali di utilizzo del veicolo e, contrariamente a quanto si pensa di solito, non è riferito unicamente al costo del carburante, ma comprende anche la manutenzione dell’auto, il bollo, l’assicurazione e la svalutazione del mezzo.
Non comprende invece il costo di pedaggi autostradali, parcheggi a pagamento, biglietti di mezzi pubblici ed eventuali pernottamenti o vitto, che devono essere rimborsati a parte. Vediamo ora come si calcola il rimborso chilometrico.
Formula per il calcolo del rimborso chilometrico.
Il calcolo del rimborso si basa su due variabili:
I chilometri percorsi per motivi di lavoro.
Il costo chilometrico di ogni veicolo, stabilito annualmente dalle tabelle ufficiali ACI (Automobile Club d’Italia).
Ecco la formula per il calcolo del rimborso chilometrico: km percorsi × costo al km ACI del veicolo.
Esempio di calcolo del rimborso chilometrico
Applichiamo la formula per fare un esempio pratico di calcolo del rimborso chilometrico.
Tragitto percorso per motivazioni lavorative: 120 km
Costo ACI del veicolo utilizzato dal dipendente: 0,62 €
Rimborso chilometrico: 120 x 0,62 = 74,40 €
Differenza tra rimborso forfettario e rimborso chilometrico
Il rimborso chilometrico non è l'unica forma di rimborso possibile per i dipendenti che viaggiano spesso per lavoro: l’altra opzione è il rimborso forfettario.
Al contrario del rimborso chilometrico, il rimborso forfettario costituisce un’indennità stabilita in anticipo dall’azienda: si tratta di una somma fissa periodica che viene corrisposta al dipendente per i suoi spostamenti a fini lavorativi. Per tale ragione non si basa sul consumo reale o sui km percorsi e non necessita di una nota spese formale da parte del collaboratore.
Il rimborso forfettario presenta sicuramente una gestione più semplice rispetto al rimborso chilometrico, ma è fiscalmente meno vantaggioso e può costituire reddito imponibile per il lavoratore, quindi tassato e soggetto a contributi.
Regolamento relativo al rimborso chilometrico
Trattandosi di un indennizzo, il rimborso chilometrico non costituisce reddito imponibile per il dipendente e non è soggetto a tassazione, purché calcolato sulla base delle tabelle ufficiali ACI 2026 e relativo a trasferte fuori dal comune della sede di lavoro.
Dal punto di vista delle imprese, si tratta di un costo deducibile entro i limiti previsti dalla normativa vigente, purché siano rispettate due condizioni fondamentali stabilite dalla legge di Bilancio del 2026:
La spesa deve essere documentata mediante nota spese;
Il calcolo del rimborso deve essere effettuato utilizzando le tabelle ufficiali ACI relative al costo chilometrico del veicolo.
Trattamento fiscale per dipendenti, collaboratori e amministratori
È importante precisare che il trattamento fiscale del rimborso chilometrico può variare in base alla qualifica del soggetto che lo percepisce.
Nel caso dei dipendenti, il rimborso calcolato secondo le tabelle ACI e riferito a trasferte di lavoro può non concorrere alla formazione del reddito, se rispettate le condizioni previste dalla normativa.
Per collaboratori e amministratori, invece, il trattamento fiscale può differire in funzione del tipo di rapporto contrattuale e delle modalità di svolgimento dell’incarico. In questi casi è opportuno verificare con il proprio consulente fiscale la corretta applicazione delle regole in materia di rimborsi e imponibilità.
Quando è applicabile il rimborso chilometrico
Si ha diritto al rimborso chilometrico quando sussistono le seguenti condizioni:
Utilizzi un veicolo di tua proprietà (non dell’azienda);
Lo usi per spostamenti legati all’attività lavorativa, su incarico diretto del datore di lavoro (es. visite a clienti, trasferte, viaggi di rappresentanza…ecc);
La trasferta implica uno spostamento fuori dal comune della sede di lavoro;
I chilometri percorsi sono documentati tramite note spese.
Il rimborso è calcolato secondo le tabelle ACI in vigore.
Quando il rimborso chilometrico non è applicabile
Il rimborso non è dovuto o non è fiscalmente esente nei seguenti casi:
Per i tragitti casa-lavoro: non sono considerati spostamenti per ragioni di lavoro;
Se l’uso dell’auto non è documentato o non è autorizzato dal datore di lavoro.
I mezzi per i quali è valido il rimborso chilometrico
Per il rimborso chilometrico rientranonel perimetro della disciplina fiscale solo i mezzi motorizzati presenti nella tabella ufficiale ACI:
Autovetture private;
Motocicli e ciclomotori;
Mezzi in leasing o noleggio intestati al lavoratore (se i costi sono effettivamente sostenuti dal lavoratore).
Non si applica invece a:
veicoli messi a disposizione dall’azienda (auto aziendale ad uso promiscuo, auto in car sharing…ecc);
biciclette o bici elettriche (salvo casi specifici regolati da policy interne);
monopattini o altri mezzi alternativi.
Questo avviene perché le tabelle ufficiali ACI fanno riferimento alle sole autovetture e motoveicoli a motore.
Se il mezzo utilizzato non rientra in queste tabelle, non è possibile applicare il rimborso chilometrico ACI e il rimborso andrà concordato internamente con il datore di lavoro.
Rimborso chilometrico per i veicoli in leasing o noleggio a lungo termine
Rientrano nel perimetro del rimborso chilometrico anche i veicoli in leasing o noleggio a lungo termine, purché il contratto sia intestato al lavoratore e i costi siano effettivamente sostenuti da quest’ultimo.
In questi casi, tuttavia, è importante chiarire un aspetto fondamentale: il rimborso non viene calcolato sulla base del costo reale sostenuto dal lavoratore (canone di leasing, assicurazione, carburante, manutenzione), ma esclusivamente secondo il costo chilometrico convenzionale previsto dalle tabelle ufficiali ACI in vigore per l’anno di riferimento.
Le tabelle ACI rappresentano infatti il parametro fiscale standard per determinare l’importo rimborsabile in modo esente da imposizione. Anche se il costo effettivo del veicolo fosse superiore o inferiore, il rimborso riconosciuto ai fini fiscali deve essere determinato applicando il valore chilometrico ACI.
Semplificare la gestione dei rimborsi chilometrici con Tot
La gestione dei rimborsi comporta un carico di lavoro non indifferente, sia per i dipendenti che per l’amministrazione aziendale, ma non deve essere per forza così e, con il conto aziendale online di Tot, hai inclusa nativamente un’app per la gestione delle spese del team.
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In questo modo l’azienda elimina alla radice tutto il processo di rimborso, con un enorme risparmio di tempo a tutti i livelli aziendali.
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Contenuto aggiornato sulla base della novità previste dalla Legge di Bilancio 2026.