Fatturazione elettronica 2026: cos'è, come funziona e come emettere fatture

Dal 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria per la quasi totalità dei titolari di partita IVA, con alcune eccezioni specifiche. Ma tra codici SDI, tipologie di documento, formato e altro, a volte anche una ambito che sulla carta dovrebbe essere semplice, può risultare complesso.

Niente panico, perché in questo articolo trovi tutto quello che devi sapere per gestire la fatturazione elettronica in modo corretto nel 2026: chi è obbligato, come funziona il processo, come si compila una fattura passo dopo passo e i principali errori e rischi.

Cos'è la fatturazione elettronica e perché è obbligatoria

Vediamo subito una definizione chiara di fatturazione elettronica.

La fattura elettronica è un documento fiscale in formato digitale strutturato (XML) che viene trasmesso e ricevuto attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Non è semplicemente una fattura inviata via email o un PDF: è un file con una struttura precisa, controllata e validata dallo Stato prima di arrivare al destinatario.

La differenza rispetto a una fattura cartacea o a un PDF è sostanziale: la fattura elettronica ha valore legale solo se transita attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), viene conservata digitalmente secondo le norme vigenti e contiene tutti i campi obbligatori previsti dalla normativa.

Il quadro normativo di riferimento è il D.Lgs. 127/2015, che ha introdotto l'obbligo progressivamente: prima per le operazioni con la Pubblica Amministrazione (dal 2014), poi per le aziende B2B e B2C (dal gennaio 2019), infine per i forfettari (dal luglio 2022 sopra 25.000€ di ricavi e poi per tutti dal 1° gennaio 2024).

Chi è obbligato alla fattura elettronica nel 2026

Ecco la lista di tutti i soggetti con obbligo di fatturazione elettronica:

• SRL, SPA e società di capitali;
• Ditte individuali in regime ordinario;
• A partire dal 2024, vige l'obbligo di fatturazoine elettroncia anche per le Partite IVA in regime forfettario;
• Liberi professionisti;
• Associazioni con partita IVA, se svolgono attività commerciale

Esonero parziale per:

• Operatori sanitari (medici, farmacisti), solo verso i privati;
• Piccoli agricoltori in regime speciale;
• Soggetti non residenti senza stabile organizzazione in Italia.

Se rientri in una delle categorie escluse, è comunque consigliabile verificare con il proprio commercialista, perché gli esoneri hanno condizioni specifiche che possono variare.

Come funziona il Sistema di Interscambio (SDI)

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma dell'Agenzia delle Entrate che fa da intermediario tra chi emette e chi riceve le fatture elettroniche. Ogni fattura deve necessariamente transitare attraverso lo SDI per avere valore legale.

Il processo si svolge in quattro passaggi:

1.Creazione della fattura in formato XML

Crea la tua nuova fattura tramite un software di fatturazione o direttamente dalla piattaforma.

2.Invio allo SDI

Il Sistema di Interscambio riceve il file e avvia la verifica formale del documento.

3.Controllo e validazione da parte dello SDI

Il sistema verifica che il file sia corretto, che la partita IVA del cedente sia attiva e che tutti i campi obbligatori siano presenti. Se tutto è in ordine, emette una ricevuta di consegna. Se ci sono errori, invia una notifica di scarto.

4.Recapito al destinatario

La fattura viene consegnata attraverso il codice destinatario o la PEC indicati nella fattura.

Se vuoi approfondire cos'è e come funziona il Sistema di Interscambio, trovi l'articolo completo sempre sul Blog di Tot.

Cosa fare se lo SDI scarta la fattura

Lo SDI può scartare una fattura entro 5 giorni dall'invio, inviando una notifica di scarto con il relativo codice di errore. I motivi più comuni sono:

• formato XML non valido,
• partita IVA del cedente o del cessionario non trovata,
• campi obbligatori mancanti,
• data fattura non coerente con i termini di emissione.

In caso di scarto, la fattura si considera non emessa: puoi correggerla e reinviarla entro i termini fiscali previsti, generalmente entro 12 giorni dalla data della fattura originale, senza incorrere in sanzioni. Se il reinvio avviene oltre i termini, si applicano le sanzioni per fatturazione in ritardo, riducibili tramite ravvedimento operoso.

Tempi di elaborazione

Lo SDI elabora le fatture in tempo reale nella maggior parte dei casi, ma ha fino a 5 giorni per accettare o scartare una fattura. Se una fattura resta in stato "in elaborazione" oltre questo limite, è opportuno contattare il proprio provider o verificare direttamente sul portale dell'Agenzia delle Entrate.

Come si emette una fattura elettronica: il processo passo dopo passo

Ecco il flusso operativo concreto per emettere una fattura elettronica nel 2026.

1.Scegli il software di fatturazione elettronica.

Se hai un conto aziendale Tot, il software di fatturazione elettronica è integrato nel conto e ti permette di emettere fatture direttamente dall'app senza strumenti aggiuntivi.

2.Compila i campi obbligatori della fattura.

Una fattura elettronica valida deve contenere:

• I dati del debitore (ragione sociale, partita IVA, indirizzo);
• I dati di chi emette la fattura (ragione sociale o nome, partita IVA o codice fiscale);
• Codice destinatario SDI o PEC del destinatario;
• Data di emissione;
• Numero progressivo della fattura;
• Descrizione della prestazione o del bene;
• Imponibile;
• Aliquota IVA applicata (o codice natura se IVA non applicabile);
• Importo totale.

3. applica il codice tipo documento corretto.

Il campo "tipo documento" identifica la natura della fattura. Approfondiamo nel prossimo paragrafo.

4. invia allo SDI

Il software si occupa di convertire il documento in XML e inviarlo automaticamente. Se usi il portale AdE, carichi il file manualmente.

5. conserva la fattura

La conservazione non è automatica: devi assicurarti che le tue fatture vengano portate in conservazione sostitutiva a norma entro i termini previsti (vedi sezione dedicata).

I codici da conoscere: tipo documento e natura IVA

I codici TD identificano il tipo di documento fiscale. I più usati nella quotidianità di una PMI o partita IVA sono:

• TD01: fattura ordinaria;
• TD04: nota di credito;
• TD05: nota di debito;
• TD16: integrazione fattura reverse charge interno;
• TD17: integrazione/autofattura per acquisto di servizi dall'estero;
• TD18: integrazione per acquisto di beni intracomunitari;
• TD19: integrazione per acquisto di beni ex art. 17, co. 2;
• TD24: fattura differita per cessioni di beni.

I codici natura IVA (campo "Natura") si usano quando l'IVA non viene applicata in fattura. I più rilevanti per PMI e partite IVA:

• N1: operazioni escluse ex art. 15 DPR 633/72;
• N2.1: non soggette a IVA per motivi di territorialità;
• N2.2: non soggette a IVA, regime forfettario e altri regimi agevolati;
• N3.1: non imponibili, esportazioni;
• N4: esenti da IVA;
• N6.1: inversione contabile, cessione di rottami;
• N6.9: inversione contabile, altri casi (reverse charge generico).

Fattura elettronica verso privati (B2C)

Quando emetti una fattura verso un consumatore finale (privato senza partita IVA), il codice destinatario da inserire è generalmente "0000000" (sette zeri), salvo che il cliente non abbia comunicato un proprio canale di ricezione (PEC o codice destinatario). Lo SDI rende la fattura disponibile nell'area riservata del consumatore presso l'Agenzia delle Entrate.

In questo caso hai l'obbligo di consegnare al cliente una copia di cortesia della fattura, in formato cartaceo o PDF, specificando che si tratta di una copia e che l'originale è stato trasmesso allo SDI.

Fattura elettronica verso clienti esteri

Per le operazioni con soggetti non residenti in Italia, le regole cambiano in base alla tipologia.

Per i clienti UE con partita IVA si applica il reverse charge (art. 44-196 Dir. 2006/112/CE), la fattura viene emessa senza IVA con la relativa dicitura, e può essere soggetta a obblighi Intrastat, a seconda dei casi e delle soglie previste.

Per i clienti extra-UE si tratta di esportazioni, la fattura è non imponibile (codice N3.1) e non va nel sistema Intrastat.

Per entrambe le tipologie, la comunicazione avviene tramite il Sistema di Interscambio (SDI), utilizzando specifici tipi documento per le operazioni con l'estero (come TD17, TD18 e TD19), in sostituzione dell'esterometro.

Fattura elettronica in regime forfettario: le regole specifiche

Dal 1° gennaio 2024, tutti i titolari di partita IVA in regime forfettario sono obbligati alla fatturazione elettronica, indipendentemente dal volume di ricavi.

La fattura forfettaria ha alcune caratteristiche specifiche che la distinguono da quella ordinaria.

Non si applica l'IVA. I forfettari sono esclusi dall'applicazione dell'IVA: nella fattura va inserito il codice natura N2.2 e la dicitura obbligatoria "Operazione non soggetta ad IVA ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, Legge 190/2014, Regime Forfettario".

Non si applica la ritenuta d'acconto, in quanto i contribuenti in regime forfettario ne sono esclusi per legge.

L'imposta di bollo non si applica sulle fatture forfettarie di importo inferiore a 77,47€. Per le fatture di importo superiore a 77,47€, va applicata l'imposta di bollo virtuale di 2€.

Esempio pratico. Un grafico freelance in regime forfettario emette una fattura di 1.500€ per un progetto di branding:

• Imponibile: 1.500,00€
• IVA: non applicabile (N2.2, Regime Forfettario)
• Ritenuta d'acconto: non applicata
• Imposta di bollo: 2,00€ (importo superiore a 77,47€)
• Totale fattura: 1.502,00€

Conservazione sostitutiva: obblighi e scadenze

Emettere una fattura elettronica non è sufficiente: la normativa impone di conservarla per almeno 10 anni (art. 2220 c.c.), in modo che sia sempre disponibile e leggibile in caso di controllo fiscale.

La conservazione sostitutiva a norma è un processo specifico che garantisce l'integrità, l'autenticità e la leggibilità del documento nel tempo, attraverso firma digitale e marca temporale. È diversa dalla semplice archiviazione su un drive o un server.

Le fatture elettroniche devono essere portate in conservazione sostitutiva entro 3 mesi dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi dell'anno di riferimento.

Chi si occupa della conservazione? Puoi affidarla al tuo commercialista, a un provider specializzato, oppure utilizzare la conservazione sostitutiva gratuita offerta dall'Agenzia delle Entrate tramite il portale "Fatture e Corrispettivi".

Sanzioni per fatturazione elettronica errata o omessa

Gestire in modo erroneo la fatturazione elettronica espone a sanzioni anche significative. Ecco le principali.

• Omessa emissione della fattura: dal 90% al 180% dell'imposta non documentata (minimo 500€);
• Fattura emessa in ritardo: da 250€ a 2.000€, riducibile con ravvedimento operoso;
• Errori formali nei codici: se non incidono sull'IVA, da 250€ a 2.000€;
• Fattura con imponibile errato: al 90% al 180% della maggiore imposta;
• Omessa conservazione sostitutiva: da 1.000€ a 8.000€.

In molti casi è possibile ridurre le sanzioni, anche in modo significativo, attraverso il ravvedimento operoso, che permette di regolarizzare spontaneamente la violazione prima che arrivi un accertamento. Per approfondire, consulta la nostra guida completa sul ravvedimento operoso.