SdI: cos'è e come funziona il Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio (SdI) è la piattaforma digitale gestita dall’Agenzia delle Entrate che riceve, controlla e inoltra le fatture elettroniche in Italia.

Dall’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria, lo SdI è diventato il punto centrale per lo scambio delle fatture tra imprese, professionisti e pubblica amministrazione. Si può immaginare come un grande snodo digitale: tutte le fatture elettroniche emesse nel sistema fiscale italiano passano attraverso questo hub, che ne garantisce validità fiscale e corretta consegna. In questo articolo vediamo in parole semplici cos’è il Sistema di Interscambio, come funziona e a cosa serve, oltre a fare alcuni cenni sul formato XML.

Cos’è il Sistema di Interscambio (SdI)

Il Sistema di Interscambio è l’infrastruttura digitale dell’Agenzia delle Entrate che riceve, controlla e smista tutte le fatture elettroniche italiane emesse tra imprese, professionisti e pubblica amministrazione.

Il suo compito principale è garantire che le fatture elettroniche:

• Rispettino il formato previsto dalla normativa;
• Contengano tutti i dati obbligatori;
• Vengano recapitate correttamente al destinatario.

In breve, lo SdI riceve le fatture dai fornitori, verifica la correttezza dei dati e le consegna ai destinatari.

Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, tutte le fatture devono passare attraverso il Sistema di Interscambio: una fattura inviata direttamente al cliente senza transitare dallo SdI non è fiscalmente valida.

Come funziona lo SdI

Il processo di invio e consegna delle fatture elettroniche si articola in tre fasi principali, vediamole nel dettaglio.

1. Creazione della fattura e invio allo SdI

Il fornitore genera la fattura in formato XML, il formato standard richiesto dalla normativa italiana. All’interno della fattura sono presenti tutte le informazioni obbligatorie, tra cui:

• Partita IVA del fornitore;
• Dati del cliente;
• Imponibile e IVA;
• Totale della fattura;Codice destinatario o indirizzo PEC.

2. Controlli automatici del sistema

Prima di consegnare la fattura, lo SdI esegue determinati controlli tecnici e formali:

• Verifica della correttezza del formato XML;
• Controllo della presenza dei campi obbligatori;
• Validità della partita IVA o del codice fiscale;
• Controllo che il file non contenga errori tecnici o duplicazioni.

Se vengono riscontrati errori, la fattura viene rifiutata con una notifica di scarto al mittente. In questo caso è possibile correggere l’errore e reinviare la fattura.

3. Consegna della fattura al destinatario

Una volta superati i controlli, lo SdI provvede alla consegna della fattura. La trasmissione può avvenire tramite:

• Codice destinatario, che identifica il software di fatturazione elettronica utilizzato dal cliente;
• Indirizzo PEC del destinatario;
• Cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate in caso di mancata consegna.

Il sistema invia al mittente una notifica che certifica l’esito della trasmissione, sia come ricevuta di consegna sia, eventualmente, come notifica di mancata consegna.

È possibile ritirare una fattura dopo l’invio allo SdI?

No. Una volta che una fattura è stata accettata e consegnata, non può essere ritirata o cancellata. Lo SdI è un sistema di trasmissione e validazione fiscale: le fatture hanno valore fiscale e devono rimanere tracciabili.

Ecco cosa fare in caso di errori o eventuali problematiche nella relazione con il cliente:

1. Fattura non ancora accettata: lo SdI può scartarla; il mittente può correggerla e reinviarla.
2. Fattura consegnata con errori non formali: è il caso in cui sia stato segnato ad esempio un importo errato. In questo caso si procede ad emettere una nota di credito (per annullarla) o una nota di debito (per integrare importi).
3. Fattura contestata dal cliente: si procede con accordi commerciali e, se necessario, l’emissione di una nuova fattura corretta.

Una buona pratica per non trovarsi a dover affrontare queste operazioni burocratiche, è quella di utilizzare una fattura proforma. Ovvero un documento facsimile dell’effettiva fattura, che non ha validità fiscale, ma è utile nella gestione dei rapporti commerciali tra le parti. In genere, infatti, una volta accettato il proforma da parte del cliente, si può procedere con l’emissione della fattura elettronica e l’invio al Sistema di Interscambio.

Cos’è il formato XML e a cosa serve nella fatturazione

Le fatture elettroniche devono essere in formato XML (Extensible Markup Language).

È un formato testuale strutturato, che permette ai sistemi informatici di interpretare e verificare automaticamente i dati.

Come funziona il formato XML

L’utente inserisce i dati tramite il software di fatturazione elettronica. A partire da queste informazioni, il sistema di fatturazione elettronica genera automaticamente il file XML conforme alle specifiche dell’Agenzia delle Entrate e lo prepara per l’invio allo SdI.

A cosa serve il formato XML

Il formato XML permette:

• Lo scambio di dati tra software diversi;
• L’archiviazione strutturata delle informazioni;
• La comunicazione tra sistemi informatici;
• La gestione di documenti elettronici ufficiali, come le fatture.

Grazie all’XML, tutti i sistemi coinvolti (software di fatturazione, gestionali aziendali e SdI) possono interpretare e validare automaticamente le informazioni della fattura.

Perché è stata introdotta la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è stata introdotta per digitalizzare e modernizzare la gestione delle fatture tra imprese e pubblica amministrazione.

Le origini della fatturazione elettronica in Italia risalgono alla Legge finanziaria del 2008, che ha avviato il progetto di digitalizzazione delle fatture destinate alla pubblica amministrazione. L’obiettivo iniziale era semplificare la gestione delle fatture della PA, rendere i processi amministrativi più trasparenti e ridurre l’utilizzo della carta, migliorando al tempo stesso il controllo della spesa pubblica.

Nel corso degli anni, questo modello è stato progressivamente esteso anche ai rapporti tra privati. L’introduzione della fatturazione elettronica tra imprese e professionisti è stata motivata da diverse esigenze:

• Contrastare l’evasione fiscale, in particolare quella legata all’IVA;
• Migliorare la tracciabilità delle transazioni economiche e semplificare gli adempimenti fiscali per le aziende;
• Accelerare la digitalizzazione dei processi amministrativi e contabili.

Oggi lo SdI è il punto centrale del sistema di fatturazione elettronica italiano, permettendo all’amministrazione fiscale di registrare e verificare automaticamente le operazioni e l’Italia è considerata uno dei paesi con il sistema di fatturazione elettronica più avanzato ed efficiente in tutta Europa.