Shadow IT: cos'è e come gestire gli abbonamenti software

Lo stack tecnologico è il cuore pulsante di ogni business, ma rappresenta anche una delle voci di spesa più complesse da controllare. 

Se il digitale e la sempre maggiore accessibilità tecnologica hanno rappresentato una delle leve di crescita più importanti per le imprese, al contempo si è anche generato un side effect: un nemico silenzioso nella gestione dei budget aziendali. Stiamo parlando dello Shadow IT.

Le  grandi corporate spendono anche milioni di euro all’anno in abbonamenti SaaS (Software as a Service), con uno spreco di budget del 20–30%, a causa di licenze software inutilizzate, l’impiego di strumenti diversi che fanno la stessa cosa e rinnovi automatici o upgrade non controllati.

Anche PMI, startup e microimprese non sono meno esposte al problema. Infatti, se da una parte la spesa in abbonamenti software può essere più contenuta, dall’altra, l’impatto di una gestione poco oculata del budget ha invece un impatto più significativo, a causa di risorse più limitate.

Ma niente panico! In questo articolo vediamo nel dettaglio cos’è lo Shadow It e, soprattutto, trovi anche spunti pratici e strumenti concreti per migliorare la gestione dei tuoi abbonamenti software. 

Ah, e se ancora non conosci Tot, siamo un conto aziendale online che ti aiuta a controllare lo Shadow IT grazie alla possibilità di creare, gestire e personalizzare carte virtuali da assegnare a singoli centri di costo, con budget pre-impostati.

Shadow IT: cos’è e perché genera costi nascosti per la tua azienda

Ecco una definizione di cos’è lo Shadow IT: 

Per Shadow IT si intende l’insieme di software, applicazioni, dispositivi o servizi IT utilizzati in un’azienda senza l’approvazione esplicita o il controllo del reparto IT.

Ciò non significa necessariamente che vi sia una violazione delle policies aziendali. Spesso, manca semplicemente una filiera di gestione degli abbonamenti adeguata e strumenti di controllo appositi.  Un team sottoscrive una licenza, un manager inserisce la carta aziendale per una prova gratuita che si trasforma in rinnovo automatico. Nel tempo, questi micro-impegni mensili si moltiplicano, diventando una voce difficilmente monitorabile.

Questo fenomeno colpisce duramente imprese e PMI, generando i cosiddetti "abbonamenti zombie": ossia quegli strumenti per cui l'impresa continua a pagare, ma che però non vengono utilizzati.  Secondo gli ultimi report di settore, i costi derivanti da questi abbonamenti zombie possono bruciare fino al 30% del budget annuo in software aziendali. 

I principali rischi dello Shadow It

Al di là di software inutilizzati e duplicazione di strumenti, i costi nascosti non sono l’unico problema connesso allo Shadow It: infatti espone anche ad altri rischi. Vediamoli nel dettaglio.

• Rischi di sicurezza informatica: utilizzo di software non verificati che possono contenere vulnerabilità o malware.

• Data breach e perdita di dati: archiviazione di informazioni aziendali su piattaforme non protette o non conformi.

• Violazioni normative (es. GDPR): trattamento dei dati personali senza adeguate garanzie o accordi contrattuali.

• Mancanza di controllo degli accessi: account non monitorati o non disattivati in caso di turnover.

• Assenza di backup e disaster recovery: dati salvati su sistemi non integrati con le policy aziendali.

• Costi nascosti e duplicazione di strumenti: acquisti non coordinati che aumentano la spesa IT.

• Frammentazione dei processi: utilizzo di strumenti diversi che riduce l’efficienza e la collaborazione.

Chiarito nel dettaglio cos’è la Shadow It e i suoi rischi, vediamo ora come ottimizzare la gestione degli abbonamenti online della tua impresa

Uso della di carta di credito o del conto per gestire gli abbonamenti online

La prima cosa, la più importante, nella gestione degli abbonamenti online, è non utilizzare mai la propria carta di credito aziendale o direttamente il proprio conto corrente aziendale online.  Farlo espone a diversi rischi, alcuni evidenti, altri meno banali e connessi più ad una gestione ottimale del budget aziendale.

Rischio di sicurezza

Utilizzare la carta con plafond di credito o il proprio conto aziendale per pagare direttamente gli abbonamenti software, può aumentare i rischi di sicurezza. I dati della carta possono essere salvati su molteplici piattaforme, ampliando la superficie di attacco in caso di violazioni. Inoltre, nel caso di una fuga di dati, vi è la concreta possibilità che il truffatore riesca a rubarvi anche del denaro in quanto vi è un link diretto con i fondi dell'impresa.

Confusione a livello contabile

Dal punto di vista amministrativo, pagare gli abbonamenti con carta aziendale complica la riconciliazione delle spese e la lettura dell’estratto conto bancario . I rinnovi automatici, spesso mensili e distribuiti su date diverse, rendono più difficile avere una visione chiara dei costi ricorrenti. Questo può generare errori contabili, difficoltà nella ripartizione dei costi per centro di costo e minore trasparenza nella definizione del budget.

Mancanza di controllo e flessibilità

Affidarsi ad una singola carta o direttamente al conto aziendale riduce il controllo strategico sui software attivi. Senza un sistema centralizzato di gestione, è più facile accumulare abbonamenti duplicati o “zombie” e più difficile negoziare condizioni contrattuali migliori. Una gestione strutturata consente invece di avere maggiore visibilità e controllo, ottimizzando i costi sulle reali esigenze aziendali.

Le carte virtuali e la strategia "una carta, un servizio"

La soluzione più efficace per la gestione degli abbonamenti online è quella di utilizzare delle carte virtuali dedicate, secondo la strategia  "una carta - un servizio", che consiste nell'associare una singola carta specifica ad ogni singolo centro di costo. 

L'utilizzo di carte di debito virtuali ti permette infatti di:

• Monitorare efficacemente la spesa di ogni software, in tempo reale;

• Proteggere il capitale, evitando truffe basate sul furto dei dati sensibili;

• Semplificare la riconciliazione bancaria, in quanto le voci di spesa sono individuabili più facilmente;

• Gestire il budget, impostando dei limiti di spesa precisi per ogni singola carta, In questo modo eviti di pagare addebiti imprevisti e upgrade automatici. 

Gestisci i tuoi abbonamenti online con le carte virtuali Tot

Con il conto  Tot puoi creare, bloccare e personalizzare direttamente da app tutte le carte virtuali (e fisiche!) di cui hai bisogno per il tuo business.

• Per ogni carta è possibile assegnare un nome identificativo, come ad esempio “Spese Adv” o “Carta Shopify”, in modo da rendere subito identificabile il centro di costo nell’estratto conto; 

• Oltre a questo è possibile impostare un budget di spesa per ogni carta, sia mensile che giornaliero, così da non rischiare mai di superare la cifra preventivata per una determinata attività o abbonamento;

• Le carte virtuali Tot sono perfette anche per spese di trasferta o di rappresentanza, in quanto compatibili con i principali wallet digitali come Apple e Google Pay. Assegnarle ad un dipendente è facilissimo e può essere fatto dal proprio telefono in pochi secondi;

• Da ultimo, con Tot è possibile delegare la gestione delle carte aziendali e in generale di tutta la contabilità e amministrazione aziendale, in modo che tu, imprenditore, possa concentrarti sulla crescita del tuo business, lasciando la parte più operativa alla figure deputate in azienda. 

Non male vero? Scopri il conto aziendale online Tot e richiedi il conto in poco minuiti.