I centri di costo: la guida completa per una gestione efficace

Se hai un’azienda o gestisci un business avrai sicuramente sentito parlare del termine centro di costo.

I centri di costo, infatti, hanno un ruolo cruciale nel mantenere il controllo dettagliato sui costi aziendali e contribuiscono ad una gestione efficace ed oculata delle risorse aziendali. Ma non si tratta solo di monitorare i costi. Adottare strumenti corretti e gestire le finanze con precisione consente di trasformare i centri di costo in strumenti ad alto valore strategico per le imprese.

Per tale ragione, oltre a vedere cosa sono e a cosa servono, in questa guida ti presentiamo anche una soluzione intelligente e agile per ottimizzare tutta la gestione dei centri di costo.

Ci riferiamo alla possibilità di sfruttare le potenzialità delle carte di pagamento per tutta l’organizzazione, gestione e visualizzazione dei centri di costo, ma te ne parliamo meglio alla fine dell’articolo.

Vediamo prima cosa si intende per centro di costo, a cosa serve, le principali categorie ed esempi.

Cos'è un centro di costo e a cosa serve

Già il nome è abbastanza intuitivo: per centro di costo si intende un'unità aziendale specifica, identificata per l'allocazione e il monitoraggio dei costi che essa produce.

A differenza dei centri di profitto, che sono responsabili sia delle entrate sia delle spese, i centri di costo sono focalizzati esclusivamente sul controllo delle spese. L'obiettivo principale di un centro di costo è rendere evidenti i costi associati ad ogni area operativa, al fine di ottimizzare e rendere più efficiente la gestione delle spese.

Vediamo una definizione più completa di centro di costo:

In economia aziendale, un centro di costo è una sezione, divisione o funzione all'interno di un'organizzazione, alla quale vengono attribuiti e aggregati specifici costi operativi, allo scopo di controllare e analizzare l’efficienza e l’efficacia della gestione delle risorse.

Un centro di costo, dunque, può essere rappresentato da un reparto produttivo, un’area di servizio (come l’assistenza clienti o il reparto IT), oppure una funzione amministrativa (come la contabilità o le risorse umane).

Il principio dietro l'uso dei centri di costo è suddividere l'azienda in segmenti gestibili che consentano una valutazione dettagliata delle spese sostenute in ciascuna area. Questa suddivisione è cruciale per identificare punti di criticità o di inefficienza, supportare strategie di miglioramento e favorire i processi di gestione contabile.

Le principali categorie di centri di costo

I centri di costo possono essere suddivisi in varie sottocategorie a seconda delle loro funzioni e della struttura organizzativa dell'azienda. Ecco le principali:

Centri di costo diretti

Questi sono associati direttamente ai processi produttivi o alle unità che contribuiscono al core business dell'azienda. Esempi possono includere i reparti di produzione o le squadre di manutenzione. I costi attribuiti a questi centri sono più facilmente identificabili e attribuibili.

Centri di costo indiretti

Sono quei centri che supportano l'attività principale ma non vi contribuiscono direttamente. Questi includono i reparti di amministrazione, marketing e ricerca e sviluppo. I costi indiretti richiedono un'allocazione più complessa perché non sono facilmente tracciabili a un singolo prodotto o servizio.

Centri di costo fissi e variabili

I centri di costo possono essere ulteriormente distinti in base alla natura dei costi che monitorano. I centri di costo fissi gestiscono spese non influenzate dal volume di produzione, come l'affitto e gli stipendi fissi. I centri di costo variabili, invece, operano con costi che variano direttamente con la produzione, come materie prime e energia.

Esempi di centri di costo

La categorizzazione di determinati centri di costo è variabile e dipende dalle esigenze specifiche di quel particolare business. Ci sono comunque determinate aree che sono classicamente identificate come centri di costo in tutte le organizzazioni. Ecco alcuni esempi:

1. Risorse umane: gestisce i costi del personale, tra cui reclutamento, formazione, stipendi, benefit e spese per le politiche di welfare aziendale.
2. Reparto IT: include i costi per l'infrastruttura tecnologica, come hardware, software, licenze, servizi cloud, supporto tecnico e manutenzione dei sistemi.
3. Servizio clienti: raccoglie i costi per gestire i contatti con i clienti, rispondere alle richieste e fornire assistenza. Comprende anche le spese per call center e piattaforme di gestione dei clienti (CRM).
4. Logistica, trasporti e magazzino: include costi legati alla gestione e allo stoccaggio delle merci, al trasporto, alla movimentazione e alla gestione delle scorte, oltre che agli affitti e alla manutenzione dei magazzini.
5. Marketing e pubblicità: copre le spese per campagne pubblicitarie, promozioni, eventi, gestione dei social media, ricerche di mercato e sviluppo del brand.
6. Ricerca e sviluppo (R&D): questo centro di costo è essenziale per le aziende che innovano regolarmente, con costi legati allo sviluppo di nuovi prodotti, test, studi di fattibilità, prototipazione e ricerca tecnologica.
7. Gestione amministrativa: raccoglie i costi relativi alla gestione contabile e finanziaria dell’azienda, compresi quelli per la contabilità, la fiscalità, la tesoreria, le attività di reporting e la gestione dei rischi finanziari.
8. Manutenzione e sicurezza: rientrano qui le spese per la manutenzione degli edifici, le attrezzature, la sicurezza sul lavoro e la conformità normativa.
9. Produzione: si tratta di un centro di costo tipico nelle aziende manifatturiere, comprendendo i costi per materie prime, manodopera diretta, manutenzione delle macchine, energia e altri costi di produzione.
10. Servizi generali: include tutte le spese operative generali, come le forniture per ufficio, utenze (energia elettrica, acqua), pulizia e altre spese non direttamente collegate a un reparto specifico.

Gestione e monitoraggio dei centri di costo

La gestione efficace dei centri di costo richiede un'analisi continuativa e un sistema di controllo ben definito. La chiave per un monitoraggio efficiente sta nell'implementare un sistema di contabilità per ogni centro di costo, in modo da suddividere i costi aziendali in categorie omogenee.

Ecco alcune linee guida fondamentali per gestire al meglio i centri di costo:

• Allineamento degli obiettivi dei centri di costo con la strategia aziendale: è essenziale assicurare che gli obiettivi specifici dei centri di costo siano in linea con quelli aziendali. Questo consente ai centri di costo di contribuire attivamente al raggiungimento dei traguardi complessivi, migliorando sia il supporto fornito ai team, sia la qualità dei servizi offerti ai clienti interni.
• Allocazione chiara e precisa: l'attribuzione dei costi deve essere eseguita con precisione per evitare errori nella valutazione delle performance dei vari centri. Ad esempio, l'utilizzo di criteri basati su ore lavorative o altre metriche rilevanti può facilitare l'allocazione equa dei costi.
• Definizione dei budget: La creazione di un budget per ogni centro di costo è cruciale per stabilire obiettivi finanziari e controllare le spese. I responsabili dei centri di costo devono essere consapevoli dei limiti di spesa e delle priorità aziendali per ottimizzare le risorse a loro disposizione.
• KPI, monitoraggio e reporting: stabilire e monitorare dei KPI (Key Performance Indicators) per i centri di costo è cruciale al fine di valutare la loro efficienza e il loro contributo agli obiettivi aziendali. Il controllo regolare delle spese rispetto al budget consente di identificare le deviazioni e intervenire prontamente per correggerle. L'utilizzo di reportistica dettagliata e strumenti di business intelligence permette ai manager di ottenere una visione chiara delle prestazioni e di prendere decisioni basate sui dati.

Carte aziendali intelligenti per la gestione dei centri di costo

L'ottimizzazione dei centri di costo implica un approccio strategico che non solo miri a ridurre le spese, ma anche a migliorare l'efficienza operativa complessiva dell’azienda e a semplificare tutti i processi di revisione contabile.

Passando alla pratica quotidiana, uno dei metodi migliori per la gestione e l’ottimizzazione dei centri di costo è quello di dedicare una o più carte di pagamento ad un determinato centro di costo, in questo modo è possibile gestire con semplicità il budget per ogni centro, oltre ad avere una visualizzazione molto più chiara delle spese che stiamo sostenendo. Al contrario, se si lascia che ogni centro di costo peschi indistintamente dal conto corrente dell’azienda, dopo sarà molto più complesso e time consuming risalire alla fonte della spesa che stiamo sostenendo.

Con il conto aziendale online Tot, è possibile sfruttare le carte come centro di costo con la massima semplicità.

Dalla propria area personale, infatti, si può richiedere tutte le carte di cui si ha necessità, sia fisiche che virtuali. Le carte sono tutte Mastercard Debit, hanno un loro wallet ricaricabile dedicato ed è possibile assegnare un nome identificativo ad ogni carta, come “spese marketing”, “spese software” o “spese carburante" o quello che si vuole. In questo modo, sarà immediato capire quale sia l’origine del costo che stiamo sostenendo e quanto stiamo spendendo per quell’area operativa.

Una visualizzazione più chiara e semplice dei centri di costo facilita tutti i processi di analisi e consente di identificare subito eventuali problematiche o margini di ottimizzazione. Inoltre, le carte aziendali Tot possono essere intestate ai propri collaboratori, in modo da delegare determinati task e, al contempo, ottimizzare anche tutti i processi di rimborso.

Con Tot hai sempre inclusa e gratuita una carta Visa che funziona su circuito di credito, per qualsiasi piano scelto. Le carte di debito aggiuntive possono essere richieste ad un canone mensile di 1€ l’una, per carta virtuale, e di 5€ l’una, per carta fisica. Se invece si ha la necessità di molte carte collegate, si può optare per i nostri piani che includono gratuitamente fino a 500 carte virtuali e 10 carte fisiche, senza costi di emissione o di spedizione.

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