Riconciliazione bancaria: cos’è e come si fa

La riconciliazione bancaria è un processo cruciale per monitorare e gestire le finanze del proprio business.

Se hai avviato la tua attività da poco, potrebbe sembrarti un compito complesso e time consuming, ma il segreto per non commettere errori sta nell’impostare e mantenere una routine di gestione e monitoraggio della contabilità.

Per chi ha un conto business Tot, per esempio, la riconciliazione delle fatture è un processo semplice e automatizzato, ma te ne parliamo meglio più avanti: ora vediamo cos’è la riconciliazione bancaria e quando e come andrebbe fatta.

Cos'è la riconciliazione bancaria?

La riconciliazione bancaria è il processo mediante il quale un'azienda confronta i movimenti annotati nella contabilità aziendale con l'estratto conto bancario, per assicurarsi che i dati corrispondano e per identificare eventuali discrepanze.

Questo processo è essenziale per una gestione finanziaria accurata del proprio business. Non è inusuale, infatti, che operazioni come bonifici istantanei, pagamenti di F24 e RiBa, possano essere registrati nell’estratto conto della propria banca con tempistiche, importi e anche valute differenti, rispetto a come figurano nella contabilità aziendale.

A cosa serve la riconciliazione bancaria?

Nessuno ti impone di farla: la riconciliazione bancaria non è una pratica obbligatoria per legge, ma svolgerla con regolarità ti aiuta a tenere il polso della situazione e ad avere un quadro completo di tutta la situazione finanziaria della tua attività. Ecco i principali vantaggi del fare la riconciliazione bancaria con cadenza regolare:

• Identificazione degli errori: contribuisce ad individuare e correggere errori di registrazione e a rilevare eventuali spese di cui non eri a conoscenza.
• Gestione dei flussi di cassa: fornisce una visione chiara del cash flow aziendale ed è un supporto fondamentale per tutta la pianificazione finanziaria.
• Dati sempre aggiornati: permette di avere tutta la documentazione finanziaria in ordine e aggiornata, qualcosa di utile non solo per prendere decisioni strategiche, ma anche nel caso di controlli fiscali.

Quando deve essere fatta la riconciliazione bancaria?

Non esiste una tempistica prestabilita per fare la riconciliazione bancaria e, in generale, è buona pratica impostare una routine di monitoraggio che sia in linea con le esigenze e le caratteristiche del proprio business.

La frequenza con cui si dovrebbe eseguire, infatti, può variare in base alle dimensioni e alla natura dell'attività: per la maggior parte delle piccole e medie imprese, una riconciliazione mensile è di solito sufficiente. Attività che hanno un elevato volume di transazioni, invece, possono trovare utile effettuare riconciliazioni anche a livello settimanale.

Come si fa la riconciliazione bancaria? I principali passaggi

Se devi ripescare scontrini sbiaditi sotto i tappetini della macchina e fatture dimenticate dall’anno prima in fondo al cassetto della scrivania, allora fare la riconciliazione bancaria diventerà sicuramente un incubo. Per tale ragione continuiamo a stressare il tema della routine e dell’avere una contabilità ordinata e aggiornata con regolarità.

Sia che tu usi carta e penna, Excel o altri software di categorizzazione, ecco i passaggi principali per fare la riconciliazione bancaria:

• Scaricare l’estratto conto bancario relativo al periodo rispetto al quale decidi di riferirti per la tua analisi.
• Eseguire la riconciliazione delle fatture e la stesura della prima nota: si tratta di uno dei passaggi fondamentali e spesso il più time consuming da svolgere. Implica reperire tutte le fatture per il periodo considerato e categorizzarle per incassate/da incassare e pagate/da pagare. Al termine di questo processo viene poi creato un documento o report (solitamente un file Excel) contenente la lista delle fatture e i relativi movimenti contabilizzati del tuo conto in un dato periodo: la prima nota appunto.
• Identificare le transazioni e confrontarle: una volta che hai tutti i documenti in mano, puoi iniziare confrontando il saldo iniziale con quello riportato nell'estratto conto della banca e, successivamente, verificare ogni singola transazione riportata nell'estratto conto, rispetto alle tue registrazioni interne.
• Riconciliare le discrepanze, come transazioni non registrate o prelievi non ancora registrati nel libro contabile ed errori di registrazione, come importi errati o doppie registrazioni.
• Calcolare il saldo di cassa aggiornato sulla base delle correzioni fatte.

Come può aiutarti Tot a fare la riconciliazione bancaria

Se hai un conto aziendale Tot, fare la riconciliazione bancaria diventa molto più semplice: la nostra piattaforma, infatti, ti permette di fare la riconciliazione automatica delle fatture e l’export per la prima nota, in un click. Così, un lavoro estremamente time consuming, viene completato in un minuto evitando anche di commettere errori o omissioni.