La prima nota: cos’è e come puoi farla (in automatico)
La prima nota è un documento contabile in cui si riportano in ordine cronologico i movimenti in entrata e in uscita di un’attività.
Questo strumento fondamentale per qualsiasi impresa, migliora la gestione della liquidità aziendale, facilita la pianificazione finanziaria e aiuta imprenditrici e imprenditori a prendere decisioni strategiche più consapevoli. In aggiunta, consente di individuare velocemente irregolarità e anomalie ed è uno strumento essenziale anche per il commercialista che segue la contabilità del tuo business.
Ora ci dirai: “ok, ma come si fa la prima nota? E soprattutto, come la si può fare senza impiegare intere ore?” Non ti resta che leggere il resto dell’articolo, perché la tua gestione contabile sta per svoltare.
Come registrare la prima nota in modo accurato
Per una registrazione corretta della prima nota, è importante impostare una routine virtuosa nella contabilità aziendale: aggiornare con regolarità il registro contabile, infatti, permette di evitare accumuli di lavoro eccessivi e che possono portare a errori o dimenticanze.
Come Tot, parliamo ogni giorno con imprenditori che ci raccontano di come si ritrovino ad associare manualmente le fatture alle transazioni, confrontando le mail di clienti e fornitori con gli importi registrati sull'estratto conto della banca.
Un processo complesso ed estremamente time consuming. Ma c’è un modo più veloce e meno soggetto ad errori?
Sì, se hai un conto aziendale con Tot, puoi effettuare la riconciliazione automatica delle fatture ed esportare il file in Excel o CSV con un semplice click. In questo modo, fare la prima nota diventa semplice e veloce. Ti spieghiamo come funziona il tutto nell’ultimo paragrafo, ora vediamo meglio di che campi si compone la prima nota e qualche esempio pratico.
Come si fa la prima nota?
Ci sono diversi modi per fare la prima nota: alcuni utilizzano dei moduli cartacei che poi si compilano manualmente, ma per di più oggi viene fatta lavorando su un file Excel ed è esattamente come fa anche Tot. Grazie alla riconciliazione automatica, infatti, ti basterà fare l’export del file Excel che puoi poi utilizzare per svolgere le tue analisi o per girarlo direttamente al tuo commercialista.
Il file della prima nota si compone di diversi campi necessari per registrare in modo dettagliato tutte le operazioni finanziarie. Ecco i principali:
- Data in cui viene registrata l'operazione.
- Breve descrizione della causale dell'operazione effettuata (es. "Vendita merce", "Pagamento fornitore").
- Documento, come il numero della fattura, lo scontrino o la ricevuta di un bonifico.
- Conto corrente sul quale è avvenuta l’operazione.
- Importo delle operazioni in entrata e in uscita.
- Saldo, aggiornato dopo ogni operazione.
A seconda delle esigenze aziendali e delle normative, possono essere inclusi anche altri campi, come:
- Centro di costo: per assegnare l'operazione a un particolare reparto o progetto.
- Codice IVA: per specificare l'aliquota IVA applicata all'operazione.
- Note: per aggiungere eventuali informazioni aggiuntive rilevanti.
Esempio di file della prima nota
Export automatico per la prima nota, con Tot
La prima nota non si dimentica mai: specie se la fai con Tot.
Con la nostra piattaforma è possibile fare la riconciliazione delle fatture in modo completamente automatizzato. Il conto business Tot, infatti, si collega direttamente al cassetto fiscale della tua attività, sincronizzando in automatico le fatture con le transazioni in entrata e in uscita. A questo punto basta un semplice click per fare l’export del file in Excel o CSV da inviare poi al tuo commercialista per la stesura della prima nota. E così, un lavoro che di solito impiega alcune ore per essere svolto, e dove errori e omissioni di dati importanti sono sempre dietro l’angolo, diventa un’operazione velocissima e accurata.
La prima nota banca e la prima nota cassa
Esistono due varianti di prima nota: la prima nota banca e la prima nota cassa.
La prima nota banca: Riguarda tutte le operazioni effettuate attraverso conti bancari: in questo registro, infatti, vengono annotate tutte le transazioni come bonifici, prelievi, depositi e addebiti. La prima nota banca è fondamentale per tenere traccia delle operazioni che avvengono tramite i conti correnti aziendali, garantendo che il saldo bancario sia sempre sotto controllo. Proprio nella stesura della prima nota banca ti viene in aiuto Tot, attraverso la riconciliazione automatica delle fatture e l’export del file che poi puoi usare per fare la prima nota, con semplicità ed evitando errori di compilazione.
La prima nota cassa: viene utilizzata per monitorare solamente il flusso di contante che entra ed esce dalla cassa aziendale ed è particolarmente utile per piccole imprese e attività commerciali che gestiscono un volume significativo di operazioni in contanti.
La prima nota cassa è compito diretto del titolare dell’attività, in quanto unica figura aziendale ad avere il controllo della cassa. Anche in questo caso, vale quanto detto in precedenza: routine e ordine nelle annotazioni dei flussi di cassa sono fondamentali per avere una visione chiara delle spese connesse alla tua attività.
La prima nota è obbligatoria?
La prima nota è obbligatoria per tutte le attività con regime fiscale ordinario, come le società di capitali o di persone ed in generale per quei business che hanno volumi di transato particolarmente importanti. Tale documento, infatti, è necessario per il calcolo delle imposte da pagare.
Al contrario, la prima nota non è obbligatoria per attività con regime fiscale semplificato. Nella realtà dei fatti, però, non è inusuale che anche questi business abbiano volumi significativi e un flusso di cassa molto attivo: per tale ragione, la prima nota è uno strumento fondamentale per monitorare con precisione lo stato delle finanze, a prescindere dal fatto che sia obbligatoria o meno.
