Fattura proforma: cos’è e quando usarla

Se sei un freelance, una ditta individuale o comunque gestisci un business, probabilmente hai già sentito parlare di fattura proforma. 

Si tratta di uno strumento estremamente utile per gestire in modo chiaro e ordinato i rapporti con i clienti, soprattutto quando una vendita non è ancora formalmente conclusa, oppure si desidera richiedere un pagamento anticipato. 

In questo articolo vediamo che cos’è una fattura proforma, che differenza c’è con una fattura elettronica standard e con un preventivo. Infine ti forniamo un elenco dei campi da compilare quando fai una fattura proforma. 

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Cos’è una fattura proforma

Una fattura proforma è un documento commerciale che anticipa i dettagli di una transazione, ma non ha valore fiscale, né è legalmente vincolante. In altre parole, è in tutto e per tutto simile a una fattura elettronica, ma non è utilizzata per fini contabili e non genera obblighi fiscali immediati.

Serve principalmente a fornire al cliente una panoramica chiara dei dettagli della vendita prima che sia finalizzata: prezzi, condizioni, prodotti o servizi coinvolti, senza che questo implichi il dover emettere immediatamente una fattura elettronica ufficiale.

Quando si utilizza la fattura proforma

La fattura proforma è un documento molto diffuso nei rapporti continuativi con i clienti, dove è importante condividere prima un riepilogo completo di condizioni e importi. Trova applicazione in diversi scenari:

• quando il cliente ha confermato che intende acquistare, ma i dettagli finali non sono ancora definiti;

• quando si vuole formalizzare l’accordo prima del pagamento, magari per concordare tempi o modalità;

• nel commercio internazionale, dove la proforma può essere usata anche per scopi doganali o per dichiarare il valore delle merci in entrata o uscita dal paese.

Infine, la ragione principale per cui la fattura proforma viene utilizzata è per richiedere il pagamento a un cliente prima dell’emissione della fattura elettronica vera e propria. Questo perché la fattura elettronica è un documento ufficiale a valore legale. Se per qualche ragione il pagamento non va a buon fine o ci sono ritardi, possono nascere pratiche burocratiche aggiuntive per chi ha emesso la fattura.

In tal senso, la fattura proforma è molto utile, perché consente di chiudere la transazione in modo informale e di emettere la fattura elettronica solo successivamente, quando si è sicuri che il pagamento è stato effettuato correttamente.

Differenza tra fattura proforma e fattura elettronica

La confusione tra proforma e fattura elettronica standard è molto comune, ma è importante capire la differenza:

• La fattura proforma è un documento informativo e non vincolante. Non ha valore fiscale, non va registrata nei registri contabili e non costituisce titolo per esigere un pagamento immediato.

• La fattura elettronica definitiva è un documento legalmente vincolante. Viene emessa quando i beni sono consegnati o i servizi prestati e il pagamento è dovuto; deve essere numerata, inviata al Sistema di Interscambio (SdI) in formato xml e conservata secondo le normative fiscali.

In sostanza: la fattura proforma è un anticipo di informazioni, la fattura fiscale è il documento ufficiale per contabilizzazione e pagamento. In genere, quando utilizzi un software di fatturazione elettronica, puoi scaricare il proforma prima di inviare la fattura ufficiale allo SdI.

Differenza tra fattura proforma e preventivo

Spesso si confondono fattura proforma e preventivo, ma si tratta di documenti con scopi diversi nel processo di vendita.

Il preventivo serve a presentare un’offerta economica prima che il cliente abbia deciso di acquistare. È la prima proposta di prezzo, condizioni e contenuti.

La fattura proforma viene invece emessa dopo che il cliente ha già confermato che intende procedere, ma prima che la vendita sia formalizzata o che il pagamento sia effettuato.

In termini di tempistica:

• preventivo: avviene prima dell’accordo;

• proforma: viene fatta dopo l’accordo commerciale e prima del pagamento;

• fattura elettronica definitiva: viene emessa dopo l’erogazione del bene/servizio e la ricevuta del pagamento da parte del fornitore. 

Come fare una fattura proforma: i campi da includere

Una delle cose più utili da sapere è come realizzare una fattura proforma ben fatta. Anche se non ha valore fiscale, è buona pratica includere tutte le informazioni che facilitano la successiva trasformazione in fattura definitiva.

 Intestazione

• Diciture chiare: “FATTURA PROFORMA”

• Numero (con numerazione separata dalle fatture ufficiali)

• Data di emissione

Dati del fornitore

• Nome / Ragione sociale

• Indirizzo

• Partita IVA

• Codice fiscale (se diverso)

• Email / PEC

• IBAN

Dati del cliente

• Nome / Ragione sociale

• Indirizzo

• Partita IVA / Codice fiscale

• PEC o codice SDI (se azienda)

Descrizione

• Dettaglio dei beni o servizi

• Quantità

• Prezzo unitario

• Totale

Riepilogo economico

• Imponibile

• IVA (se applicabile)

• Eventuali ritenute (es. ritenuta d’acconto)

• Totale da pagare

Nota finale obbligatoria

Deve sempre contenera alla fine una dicitura di questo tipo:

“Documento non valido ai fini fiscali ai sensi della normativa vigente. Seguirà fattura elettronica.”