Deducibilità e detraibilità: differenza e perché sono importanti

Capita spesso che si faccia confusione tra deducibilità e detraibilità, anche tra gli addetti ai lavori, come imprenditori e liberi professionisti. Ma è meglio avere le idee chiare al riguardo, per risparmiare su numerose spese fisse e aumentare la marginalità del proprio business.

Niente panico: alla fine dell’articolo questi due concetti non avranno più segreti per te. 

Ah! Se ancora non conosci Tot, siamo una piattaforma per la gestione finanziaria della tua impresa che include un conto aziendale online, carte business per le spese dei tuoi dipendenti e strumenti per la riconciliazione delle fatture e la gestione delle note spese, all-in-one. 

Deducibilità e detraibilità

Si tratta di due concetti fondamentali in materia fiscale, vediamoli nel dettaglio. 

Definizione di deducibilità

La deducibilità riguarda le imposte dirette, cioè IRPEF (Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche) o IRES (Imposta sul Reddito delle Società). Se una spesa è deducibile, significa che la puoi sottrarre dal reddito imponibile, cioè dalla base su cui si calcolano le tasse. In questo modo paghi meno imposte perché il reddito tassabile si riduce. 

Esempio pratico: se nel 2024 hai guadagnato 100.000€ e hai sostenuto 10.000 € di spese deducibili, il fisco calcolerà le imposte sul tuo reddito pari alla differenza tra guadagni e costi, quindi  90.000€.

Definizione di detraibilità: 

La detraibilità riguarda l’IVA. Se un acquisto è detraibile, l’IVA che hai pagato al fornitore non rimane un costo per te, ma puoi recuperarla portandola in compensazione con l’IVA che incassi dai clienti sulle tue vendite. 

Esempio pratico: i titolari di partita IVA, aziende e professionisti (non chi è in regime forfettario) possono recuperare l’IVA sugli acquisti aziendali. Se acquisti un bene, a fini lavorativi, del valore di 1.220€ (1.000 € + 220 € IVA), puoi recuperare i 220 € a credito e portarli in compensazione con l’IVA che versi allo Stato. Di fatto, questo denaro ti viene scalato dalle tasse che vai a pagare sulla tua partita IVA. 

Obbligo di tracciabilità dei pagamenti (Legge di Bilancio 2026)

Importante: dal 2025, vige l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per gli acquisti aziendali. Questo significa che, affinché una spesa sia deducibile e/o detraibile, deve avvenire mediante assegno, bonifico, carta di credito aziendale o di debito. 

Con la Legge di Bilancio 2026, questo obbligo è stato aggiornato e ora riguarda esclusivamente le spese aziendali sostenute in Italia. Questo significa che non si applicano penalizzazioni alle spese aziendali in contanti, avvenute all'estero, purché inerenti e supportate da opportuna documentazione (nota spese).

Differenza tra deducibilità e detraibilità

La differenza tra deducibilità e detraibilità ora dovrebbe essere chiara: la deducibilità riduce la percentuale di reddito su cui avviene il calcolo delle tasse da pagare. Mentre la detraibilità ti permette di recuperare l’IVA sugli acquisti aziendali o comunque inerenti alla tua attività professionale. 

Vediamo un altro esempio pratico

Immaginiamo una cena con un potenziale partner del valore di 122 euro (100 euro + 22 euro di IVA).

• Deducibilità: i 100 euro del pasto, se documentati come spesa di rappresentanza, riducono il reddito imponibile.

• Detraibilità: i 22 euro di IVA possono essere recuperati parzialmente (di solito al 40%) e portati in compensazione con l’IVA a debito.

Gestione delle note spese con Tot

Affinché le spese aziendali o legate alla tua attività di libero professionista siano deducibili e detraibili, è fondamentale che vi sia sempre una comprovata documentazione della ragione della spesa. 

La funzionalità di Expense Management di Tot è pensata proprio per questo: consente di caricare e gestire con facilità le note spese dei dipendenti, tutto in tempo reale dal proprio smartphone. 

Come funziona?

Una volta effettuato un acquisto con una carta Tot, il dipendente o imprenditore potrà caricare la nota spese sull’app di Tot con un click, scattando la foto allo scontrino e inserendo anche un commento testuale dove spiega la ragione della spesa. 

Dall’altra parte, l’amministrazione troverà tutte le transazioni già riconciliate con i vari giustificativi e potrà fare l’export dei movimenti da inviare al commercialista per la stesura della prima nota. In questo modo si semplifica tutto il processo legato alla gestione degli acquisti aziendali e tutta la documentazione è sempre in ordine. Non male vero?

Elenco delle spese deducibili

Le spese deducibili riducono il reddito imponibile. Ecco alcuni esempi tipici:

• Spese di rappresentanza: cene, eventi, omaggi ai clienti e fornitori se inerenti all’attività;

• Costi del personale: stipendi, contributi previdenziali, TFR;

• Canoni di locazione: affitti di immobili utilizzati per l’attività;

• Auto aziendale: ad uso esclusivo o promiscuo. Puoi approfondire sempre sul nostro blog;

• Ammortamenti: quote annuali per beni strumentali come macchinari, computer, automezzi;

• Utenze e servizi: luce, gas, telefono, acqua collegati alla sede aziendale;

• Formazione e aggiornamento: corsi, master, workshop utili alla crescita professionale;

• Spese di viaggio e trasferte: spese di vitto, alloggio e trasporto legate al lavoro;

• Interessi passivi: costi di mutui e finanziamenti aziendali nei limiti previsti dalla legge.

Elenco delle spese detraibili

Le spese detraibili permettono di recuperare l’IVA. Ecco alcuni esempi più classici:

• Acquisto di beni strumentali: macchinari, computer, attrezzature con IVA detraibile;

• Merci e materie prime: IVA recuperabile se usate nell’attività;

• Omaggi sotto i 50 euro: anche l’IVA su questi regali di modico valore è detraibile. Per approfondire consulta il nostro articolo sulle spese di rappresentanza;

• Vitto e alloggio in trasferta: IVA parzialmente detraibile (40%);

• Carburanti e spese auto: IVA detraibile al 40% se uso promiscuo, al 100% se esclusivamente aziendale;

• Servizi professionali: parcelle di consulenti, avvocati, commercialisti con IVA detraibile;

• Leasing o noleggio: IVA detraibile proporzionalmente all’uso aziendale del bene.

Contenuto aggiornato con la nuova Legge di Bilancio 2026