Recupero crediti stragiudiziale: come gestire gli insoluti in azienda

Hai difficoltà a farti pagare dai tuoi clienti?

Prima di passare per vie legali, esistono diverse soluzioni che puoi mettere in atto per sollecitare i pagamenti. In questo articolo parliamo di recupero crediti stragiudiziale, ovvero di tutte quelle strategie e attività “bonarie” che puoi adottare per ottenere il pagamento di una fattura insoluta senza ricorrere all’autorità giudiziaria.

Scopriamo quali sono.

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Cos'è l'attività di recupero crediti stragiudiziale e come funziona

La procedura di recupero crediti stragiudiziale (o extragiudiziale) si distingue dalla fase giudiziale perché si basa su attività negoziali e solleciti, senza il ricorso a un giudice.

A differenza del recupero giudiziale, dove può intervenire l’autorità giudiziaria con strumenti come il decreto ingiuntivo o il pignoramento, l’obiettivo è far comprendere al debitore che pagare è nel suo interesse, anche per evitare l’aumento di costi e possibili conseguenze legali.

L’azione legale, infatti, può richiedere tempi più lunghi, soprattutto in caso di opposizione del debitore. Il recupero stragiudiziale, invece, punta a un risultato più rapido attraverso la negoziazione.

L’obiettivo principale è duplice:

• Risparmiare tempo e denaro, evitando i costi e i tempi della giustizia ordinaria;

• Preservare il rapporto commerciale: un approccio fermo, ma bonario, consente spesso di recuperare il credito senza compromettere il rapporto con il cliente.

In molti casi, il recupero stragiudiziale mira a una soluzione amichevole, come un piano di rientro rateale o un saldo e stralcio, che permetta di recuperare almeno parte della liquidità in tempi brevi. Questo approccio è spesso efficace perché il mancato pagamento non deriva sempre da malafede, ma talvolta da disorganizzazione o difficoltà temporanee del debitore.

Le fasi del recupero stragiudiziale: una procedura in escalation

La regola d’oro nel recupero crediti è la tempestività: più tempo passa dalla scadenza della fattura, minori sono le probabilità di recuperare l’importo dovuto. Una volta deciso di intervenire, è importante seguire un processo strutturato. Un recupero stragiudiziale efficace si articola in fasi progressive, con un livello di intensità crescente.

1. Analisi preliminare

Prima di agire, è utile valutare la posizione del debitore. Si possono verificare elementi come la sua affidabilità, la presenza di eventuali protesti e l’esistenza di beni su cui poter eventualmente agire. Se il debitore risulta privo di risorse o già soggetto a procedure giuridiche, insistere potrebbe non essere conveniente.

2. Sollecito

È il cuore dell’attività e può avvenire tramite diversi canali:

• Sollecito scritto: invio di promemoria via email, SMS o posta;

• Phone collection: contatto telefonico diretto per comprendere le ragioni del mancato pagamento e concordare una soluzione;

• Incontro diretto: in alcuni casi, può essere utile un confronto diretto con il debitore per favorire una mediazione.

3. Messa in mora o diffida formale

Quando i solleciti informali non producono risultati, si procede con una comunicazione formale tramite PEC o raccomandata A/R.

Una diffida formale può costituire messa in mora se contiene gli elementi previsti dalla legge e produce effetti giuridici rilevanti:

• Interrompe i termini di prescrizione del credito;

• Formalizza lo stato di inadempimento;

• Rende esigibili e formalizza la decorrenza degli interessi moratori, se non già previsti.

La lettera di messa in mora deve indicare chiaramente questi elementi:

• I riferimenti della fattura;

• l’importo dovuto;

• Un termine perentorio entro cui effettuare il pagamento, segnalando che, in mancanza, si potrà procedere per vie legali.

Costi e convenienza: spese nel recupero crediti stragiudiziale

Uno dei principali vantaggi dell’azione stragiudiziale è il contenimento dei costi. Avviare un processo giudiziario  comporta spese iniziali rilevanti, come il contributo unificato e il compenso del legale, spesso da anticipare.

Nella fase stragiudiziale, i costi del recupero crediti sono generalmente più contenuti, in quanto non è necessario ricorrere all’autorità giudiziaria. In molti casi, inoltre, tali attività possono essere remunerate tramite una "success fee", ossia una percentuale calcolata esclusivamente sugli importi effettivamente recuperati, riducendo così il rischio economico per il creditore. 

Qualora il recupero non vada a buon fine, l’attività svolta (quali solleciti, diffide e tentativi di negoziazione) consente comunque di raccogliere una documentazione utile a dimostrare l’inesigibilità del credito, ovvero l'impossibilità di recuperare la somma dovuta.

Tale documentazione è rilevante anche sotto il profilo fiscale, in quanto può permette la deducibilità della perdita sui crediti, nel rispetto dei requisiti previsti dalla normativa vigente.

Deducibilità della perdita su crediti

Nel caso in cui le attività di recupero non abbiano esito positivo, il credito può essere qualificato come inesigibile e, al ricorrere di determinati presupposti, trasformarsi in una perdita fiscalmente rilevante. La normativa consente infatti la deducibilità della perdita su crediti, a condizione che l’impossibilità di ottenere il pagamento sia adeguatamente dimostrata attraverso elementi oggettivi e documentabili.

A tal fine, le attività svolte nella fase stragiudiziale assumono un ruolo fondamentale: solleciti di pagamento, diffide formali, tentativi di negoziazione e ogni altra comunicazione intercorsa con il debitore costituiscono prove  utili a dimostrare che il creditore ha posto in essere tutte le azioni ragionevolmente possibili per ottenere il pagamento.

La deducibilità è generalmente ammessa, ad esempio, in presenza di procedure concorsuali a carico del debitore oppure quando il credito risulti di modesta entità e siano trascorsi determinati periodi di tempo dalla sua scadenza. In assenza di tali situazioni, è comunque possibile dimostrare la perdita attraverso un insieme coerente di elementi che attestino l’effettiva impossibilità di recupero.

Una corretta gestione e tracciabilità delle attività di recupero si rivela quindi essenziale non solo ai fini del possibile incasso del credito, ma anche per garantire, ove necessario, il riconoscimento fiscale della perdita.

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