Indennità di trasferta: guida al rimborso forfettario nel 2026

No, non è possibile riconoscere al dipendente sia l’indennità forfettaria piena sia il rimborso analitico di vitto e alloggio per la stessa trasferta.

Se oltre alla diaria rimborsi anche vitto e/o alloggio, si passa automaticamente al rimborso misto, che prevede soglie di esenzione ridotte. Se invece applichi la diaria piena insieme a rimborsi analitici, la parte che eccede i limiti previsti diventa imponibile.

L’unica combinazione corretta è quindi il rimborso misto, con soglie specifiche (30,99 € o 15,49 € in Italia, a seconda dei casi). Restano sempre rimborsabili a parte le spese di viaggio (treno, aereo, taxi, pedaggi), che vengono normalmente gestite in modo analitico.

Se il rimborso giornaliero supera 46,48 euro per l’Italia o 77,47 euro per l’estero, solo la parte eccedente concorre a formare reddito da lavoro dipendente ed è soggetta a IRPEF e contributi INPS. La quota entro la soglia resta esente. Per l’azienda, l’intero importo rimane comunque deducibile come costo del lavoro: la parte eccedente viene semplicemente tassata come retribuzione ordinaria.

Il rimborso forfettario viene generalmente esposto in busta paga come voce separata, con diciture come “Indennità di trasferta Italia” o “Indennità di trasferta estero”.

Viene corrisposto insieme allo stipendio mensile, ma resta distinto dalla retribuzione ordinaria: se rientra nei limiti di esenzione non aumenta l’imponibile fiscale e non incide sul TFR.

È buona prassi che il cedolino evidenzi la distinzione tra quota esente ed eventuale quota imponibile, per garantire trasparenza e tracciabilità in caso di controlli.