Fatture Trenitalia e deducibilità delle spese di viaggio in treno

Per molti collaboratori, dipendenti, liberi professionisti e imprenditori, viaggiare in treno rappresenta una componente fondamentale dell'attività lavorativa quotidiana. Oggi, inoltre, le linee ferroviarie ad alta velocità hanno rivoluzionato il modo in cui si muovono i business, riducendo i tempi di viaggio e offrendo ambienti confortevoli che favoriscono la produttività durante gli spostamenti.

• È possibile dedurre le spese di viaggio in treno? 

• Si può scaricare l’IVA?

• Come gestire correttamente la fatturazione e la documentazione necessaria?

Vediamo tutto nel dettaglio. 

Ah, se ancora non conosci Tot, siamo la piattaforma di gestione finanziaria che offre in un unico canone un conto business online e carte aziendali fisiche e virtuali che puoi mettere a disposizione del tuo team per varie spese, come ad esempio l’acquisto dei biglietti del treno. Vedere per credere!

Normativa sulla deducibilità delle spese di viaggio in treno

La normativa fiscale italiana prevede la deducibilità dei costi per i viaggi di lavoro, inclusi quelli sostenuti per il trasporto ferroviario, purché siano inerenti all’attività e correttamente documentati.
Le disposizioni principali sono contenute nel TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) e nei chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate.

A partire dal 1° gennaio 2025, le condizioni chiave per la deduzione del costo del biglietto del treno sono:

• che il viaggio sia motivato da esigenze professionali o aziendali;

• che la spesa sia documentata da una fattura intestata al soggetto che deduce;

• che il pagamento sia avvenuto con mezzo tracciabile.

Deducibilità del costo del biglietto del treno

Vediamo le principali categorie di business per cui il costo del viaggio in treno risulta deducibile.

Libero professionista

Può dedurre interamente il costo del biglietto ferroviario se il viaggio è inerente all’attività lavorativa. L’onere della prova spetta al professionista, che deve conservare la fattura a sé intestata e pagare con carta o con strumenti tracciabili.

Nel caso di un viaggio di lavoro per un cliente, il professionista può in alternativa decidere di chiedere il rimborso spese al committente: in questo caso il costo del biglietto non è deducibile (per il professionista) e la cifra del rimborso è esclusa dalla tassazione sul reddito.

Impresa (viaggio di dipendente o amministratore)

Il costo del biglietto è interamente deducibile per l’impresa, se la trasferta è coerente con l’attività lavorativa, viene richiesta fattura intestata all’azienda e se il pagamento avviene attraverso strumenti di pagamento tracciabili. 

Titolare di impresa 

Anche in questo caso la deduzione è ammessa. Le spese devono essere chiaramente documentate, motivate e tracciate, per evitare contestazioni sull’uso personale.

Si può scaricare l’IVA sui biglietti del treno? 

No, non è possibile scaricare l’IVA sui biglietti del treno.

I trasporti passeggeri rientrano tra le operazioni esenti da IVA, come previsto dall’art. 10, comma 1, n. 14 del DPR 633/1972.
Quindi, anche se si richiede la fattura a Trenitalia o Italo, non ci sarà IVA da detrarre. La fattura ha dunque valore solo in funzione della deduzione del costo, non per la detrazione dell’imposta.

Fanno eccezione eventuali servizi accessori soggetti a IVA, ma non è il caso della biglietteria standard ferroviaria.

Fattura Trenitalia, come richiederla

Richiedere la fattura è indispensabile per la deduzione del costo. Lo scontrino o il biglietto da solo non è sufficiente. La fattura deve essere:

• Intestata correttamente con i dati fiscali dell’azienda o del professionista;

• Riconducibile ad un pagamento tracciabile, carte aziendali, bonifico o altri pagamenti elettronici;

• Inviata via Sistema di Interscambio (PEC o codice destinatario).

Come richiedere la fattura Trenitalia

• Al momento dell’acquisto online: inserire i dati fiscali nel checkout;

• Dopo l’acquisto: solo entro 24h, sul sito Trenitalia, inserendo PNR e dati fiscali;

• Ai self-service: alcuni totem nelle stazioni permettono l’inserimento dei dati fiscali prima dell’acquisto.

Come richiedere la fattura Italo

• Durante l’acquisto online: selezionare “richiedi fattura” e inserire i dati fiscali;

• Successivamente: entro 7 giorni dalla partenza, tramite il portale clienti Italo.

Una volta emessa, la fattura sarà disponibile entro poche ore via SdI (Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica) e consultabile anche nel cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate.

Trenitalia for Business: fatturazione semplificata per imprese e professionisti

Per le aziende che effettuano numerosi viaggi mensili, Trenitalia offre un servizio dedicato chiamato Trenitalia for Business, che include la possibilità di attivare la fatturazione semplificata.

Come funziona la fatturazione semplificata di Trenitalia?

Invece di richiedere una fattura per ogni singolo biglietto, con la fatturazione semplificata puoi ricevere:

• Una fattura unica mensile che raggruppa tutti i viaggi effettuati nel mese;

• Questo documento riepilogativo viene inviato tramite il Sistema di Interscambio o PEC;

• La fattura è disponibile generalmente nel mese successivo a quello delle tratte effettuate.

La fatturazione semplificata per il biglietto del treno, come è facile intuire, offre numerosi vantaggi. 

Da una parte, infatti, evita all’azienda di dover gestire e archiviare molteplici fatture singole, semplificando la riconciliazione contabile e agevolando i processi di rimborso. 

Dall’altra parte, risulta anche particolarmente comoda per quei dipendenti che effettuano frequenti viaggi di lavoro e non devono più perdere tempo a richiedere la fattura per ogni singolo viaggio. 

Per usufruirne, è necessario essere iscritti al programma Trenitalia for Business (riservato a imprese, partite IVA e pubbliche amministrazioni).

Nota sulla gestione contabile dei viaggi in treno: cosa può fare Tot per aiutarti?

Con il conto business online di Tot puoi effettuare la riconciliazione automatica tra fatture e pagamenti, grazie al collegamento con il cassetto fiscale online dell’Agenzia delle Entrate. Niente più serate a recuperare le fatture: sono già tutte all’interno del tuo conto e le associ con i pagamenti in un secondo.

Infine, una volta effettuata la riconciliazione, ti basta un click per esportare il file per la prima nota da inviare al tuo commercialista.

E se uno o più dei tuoi dipendenti, o tu stesso, viaggiate frequentemente in treno per lavoro, a breve sarà possibile riconciliare automaticamente diverse transazioni con un’unica fattura, o all’inverso, più fatture con un’unica transazione. Così la gestione contabile dei viaggi in treno diventa davvero un gioco da ragazzi.

Carte aziendali per le spese di viaggio 

Affinché i costi siano deducibili per spese di trasferte, di viaggi o di rappresentanza, le aziende devono avvalersi di strumenti di pagamento tracciabili, come le carte aziendali messe a disposizione da Tot.

Le carte di debito Mastercard di Tot, sia fisiche che virtuali, possono essere gestite in completa autonomia dal titolare del conto, che può richiederle tramite app, assegnarle ad un dipendente, visualizzare le transazioni, sospenderle o bloccarle, tutto in tempo reale. 

Inoltre è possibile assegnare ad ogni carta un nome identificativo (es: “Carta Treni” o “Carta Trasferte”) per avere ancora più tracciabilità e controllo su ogni spesa che viene effettuata.

Sempre tramite app, è poi possibile customizzare completamente i limiti, sia giornalieri che mensili, in modo tale che non si sfori mai il budget previsto per una determinata attività. 

Il limite massimo per carte aziendali Tot è di 20.000€, sia giornaliero che mensile.

Infine, i titolari delle carte aziendali Tot, accedono a tutta una serie di vantaggi pensati appositamente per chi fa business, come il fast track nei principali aeroporti italiani per saltare la coda al gate (anche per viaggi privati) e diverse scontistiche con società di noleggio auto come (come Hertz), prenotazione alberghi (come Booking), servizi di telefonia o servizi di leasing per dispositivi tecnologici, come smartphone e laptop. 

Hai detto carte aziendali gratuite?

Con Tot puoi avere incluse gratuitamente nel tuo piano fino a 10 carte fisiche e fino a 500 carte virtuali Mastercard Business. Non male vero?