Trasferte dei dipendenti: caratteristiche e novità del 2025

Le trasferte dei dipendenti sono un aspetto regolamentato da diverse normative, rendendo la loro gestione ancora più strategica per le imprese. Ci sono, inoltre, delle importanti novità legislative relative al 2025 che andremo ad affrontare nel dettaglio in un paragrafo dedicato.

Vediamo prima cosa si intende esattamente per "trasferta", le diverse categorie di spese rimborsabili, le modalità di rimborso spese che possono essere adottate dalle imprese e il concetto di deducibilità dei rimborsi spese.

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Trasferte dipendenti: cosa si intende e caratteristiche

Per trasferta si intende:

quando un dipendente o un collaboratore autonomo deve spostarsi per lavoro, in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro.

Il primo step è dunque individuare la sede di lavoro abituale. Per i lavoratori dipendenti questo non costituisce un problema, in quanto sempre specificata nel contratto di lavoro. Per collaboratori e lavoratori autonomi che devono spostarsi per conto di un cliente, il luogo di lavoro abituale potrebbe corrispondere con il domicilio fiscale, introducendo una nuova variabile nella gestione dei rimborsi spese.

Caratteristica fondamentale delle trasferte dei dipendenti è che esse devono essere temporanee. Sebbene non sia stabilito un limite massimo di giorni, le trasferte non possono avere un tempo indefinito: in tal caso, staremo parlando di un trasferimento e il lavoratore non verrebbe più coperto dall’indennità di trasferta.

Trasferte comunali e extra-comunali

Un secondo aspetto importante nella gestione delle trasferte è la distinzione tra trasferte comunali (ovvero entro i confini comunali dell’abituale sede di lavoro) e trasferte extra-comunali, ossia in un comune differente da quello in cui si trova la sede di lavoro.

Nel primo caso, le indennità concorrono al reddito del lavoratore e vengono quindi tassate, mentre per le trasferte extra-comunali, la tassazione è variabile e dipende dalle modalità di rimborso spese adottate.

Modalità di rimborso delle spese

Le normative italiane prevedono tre modalità per il rimborso delle spese di trasferta: il sistema forfettario, il sistema analitico e il sistema misto. La scelta della modalità dipende dalle esigenze aziendali e dalla durata della trasferta. È però fondamentale mantenere lo stesso sistema per l’intera durata della missione lavorativa.

Vediamoli nel dettaglio:

1. Sistema forfettario: si tratta del sistema di rimborso più semplice. Per ogni giorno di lavoro fuori sede viene corrisposta al dipendente un’indennità di trasferta (o diaria), ovvero una somma di importo predefinita, da inserire direttamente in busta paga. L’importo previsto è giornaliero e, dunque, non correlato alle spese effettivamente sostenute dal lavoratore durante lo spostamento;
2. Sistema analitico: si tratta del sistema che permette di rimborsare al dipendente le sole spese effettivamente sostenute durante la trasferta;
3. Sistema misto: si tratta di un sistema che combina le due soluzioni precedenti. Al dipendente/collaboratore viene corrisposto un rimborso spese e un’indennità.

Spese di trasferta rimborsabili

Onde evitare controversie, solitamente viene stipulato un accordo tra datore di lavoro e dipendenti, al fine di definire quali sono le spese rimborsabili. In generale, includono sempre queste tre categorie di costi:

• Vitto e alloggio;
• Trasporti, che comprendono rimborsi carburante chilometrici, pedaggi, biglietti per mezzi pubblici, parcheggi e noleggi auto;
• Comunicazioni, come costi di telefonia o connettività.

Deducibilità delle spese di trasferta

Le spese rimborsate durante una trasferta hanno un trattamento fiscale specifico e sono fiscalmente deducibili per l’azienda: ovvero non vengono tassate, anche se ci sono eccezioni e limiti derivanti principalmente dalle modalità di rimborso viste in precedenza: forfettario, analitico e misto.

Deducibilità rimborso forfettario

Nel regime forfettario, i rimborsi spese vengono riconosciuti attraverso un'indennità giornaliera prefissata. Per l'impresa, questi costi sono interamente deducibili dal reddito d’impresa, senza necessità di documentare le spese effettivamente sostenute, purché rispettino i limiti previsti dalla normativa fiscale.

Deducibilità rimborso analitico

Nel regime analitico, l’azienda può dedurre solo le spese documentate con fatture o ricevute intestate, a condizione che siano inerenti all’attività lavorativa. La deducibilità varia in base alla tipologia di spesa (vitto, alloggio, trasporto) e alla modalità di pagamento, come vedremo nel paragrafo relativo alle novità normative del 2025.

Deducibilità rimborso misto

Nel regime misto, la deducibilità segue le regole del regime analitico per le spese documentate e quelle del forfettario per le indennità giornaliere. Questo sistema combina i vantaggi di entrambi i metodi, ma richiede un’attenzione maggiore nella gestione della documentazione fiscale.

Per approfondimenti più dettagliati in merito alle normative fiscali sulla deducibilità delle spese di trasferta, si consiglia di rivolgersi ad un professionista.

Deducibilità dei rimborsi spese: novità del 2025

Il 2025 ha visto l’introduzione di un sistema normativo più rigido, ma anche più equo e finalizzato ad una maggiore trasparenza per quanto riguarda le trasferte e i rimborsi.

Una delle novità principali riguarda l’obbligo di tracciabilità per tutte le spese deducibili. Nella pratica, spese come vitto, alloggio e trasporti dovranno essere effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili, come carte aziendali, assegni o bonifici online.

Le nuove disposizioni, non solo uniformano il trattamento fiscale tra dipendenti e autonomi, ma semplificano anche la documentazione richiesta per le spese. Non sarà più necessario fornire ricevute dettagliate per ogni transazione, purché il pagamento sia tracciabile e supportato da prove sufficienti. In sostanza, non saranno più deducibili quelle spese effettuate attraverso denaro contante. Qualora le spese non avvengano su canali tracciabili, non potranno essere dedotte e saranno considerate reddito tassabile, con un conseguente aumento del carico fiscale per i lavoratori e per le aziende.

Queste norme si applicano anche alle spese di rappresentanza, che dovranno rispettare i criteri di tracciabilità e inerenza all’attività d’impresa per essere deducibili. Per le aziende, il mancato rispetto di queste regole comporterà l’impossibilità di dedurre i costi sostenuti, aumentando anche il rischio di contenziosi fiscali.

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