Gestione finanziaria aziendale: la guida completa per le PMI

La gestione finanziaria aziendale, nella definizione da manuale è:

l'insieme delle attività e decisioni relative all'acquisizione, all'uso e alla supervisione delle risorse finanziarie di un'impresa. Essa mira a garantire la sostenibilità economica, la crescita e la redditività, mantenendo un equilibrio tra liquidità, investimenti e controllo dei costi.

A differenza di quella che viene definita gestione economica di un'azienda, che si concentra sulla generazione di valore attraverso l’ottimizzazione di costi e ricavi, la gestione finanziaria non è strettamente legata agli obiettivi del business plan di un’impresa, ma è focalizzata sulla gestione della liquidità, principalmente nel breve e medio periodo.

La gestione finanziaria rimanda, dunque, ad un concetto abbastanza ampio, che racchiude in un unico termine tutta una serie di attività fondamentali per l’operatività quotidiana di un’impresa, come la gestione degli acquisti aziendali e dei costi, l’ottimizzazione dei flussi di cassa, la ricerca di fonti di finanziamento e i rapporti con le banche.

Cosa affronteremo in questa guida?

• Perché la gestione finanziaria è particolarmente importante per le PMI
• Le principali aree di intervento nella gestione della liquidità aziendale
• Le linee guida per ottimizzare la gestione finanziaria di un business

Se ancora non conosci Tot: siamo il conto aziendale 100% online che, non solo ti consente di effettuare pagamenti senza commissioni aggiuntive, ma ti aiuta anche a semplificare anche tutta la gestione finanziaria e amministrativa del tuo business, grazie a strumenti pensati appositamente per chi fa business in Italia.

Ma te ne parliamo meglio alla fine dell’articolo, ora buona lettura!

La centralità della gestione della liquidità per le PMI

La liquidità è la capacità dell'azienda di far fronte alle proprie obbligazioni finanziarie nel breve termine ed è strettamente correlata con la gestione finanziaria.

È abbastanza scontato dire che la gestione finanziaria sia centrale per ogni tipo di impresa, ma essa risulta ancora più importante per le piccole e medie imprese e questo perché, le PMI, presentano più vulnerabilità rispetto ad aziende più grandi e strutturate.

Le principali:

• Difficoltà di accesso al credito: le PMI spesso affrontano maggiori difficoltà nell’ottenere finanziamenti da banche o altri istituti;
• Maggiori fluttuazioni nel flusso di cassa: entrate più irregolari rispetto a grandi aziende possono mettere sotto pressione la gestione della liquidità;
• Mancanza di fondi di riserva: l'assenza di fondi accantonati per emergenze può costringere l’azienda a operare in una situazione di continua instabilità.

Da ultimo, un fattore da non trascurare è quello umano: molte PMI, infatti, possono avere risorse limitate anche in termini di figure professionali deputate alla gestione finanziaria e, spesso, questi compiti ricadono direttamente sull’imprenditore, che deve districarsi tra mille altre complicazioni e impegni (da qui anche la necessità di utilizzare strumenti intelligenti come Tot!).

Gli aspetti chiave della gestione finanziaria aziendale

La gestione finanziaria aziendale consente di mantenere la sostenibilità finanziaria dell'azienda nel tempo, bilanciando le esigenze a breve termine con gli obiettivi di crescita a lungo termine.

Essa coinvolge principalmente queste aree:

1. La pianificazione finanziaria: prevedere entrate e uscite, e definire budget per allocare le risorse;
2. La gestione operativa: assicurare il flusso costante di liquidità per coprire spese operative e investimenti;
3. Il monitoraggio e controllo: valutare la performance economica attraverso reportistica e analisi dei KPI (indicatori chiave di performance);
4. L’ottimizzazione delle risorse: ridurre i costi inutili, massimizzare il rendimento del capitale investito e mantenere la solvibilità.

Linee guida per una gestione finanziaria aziendale oculata (o come non rimanere al verde)

Misurare le performance e stabilire dei KPI

Gestire un’azienda "a sentimento" o sulla base di “intuizioni” e ragionamenti non basati sui dati non è sostenibile. Ogni impresa, infatti, deve stabilire indicatori chiave di performance (KPI) che permettano di monitorare aspetti critici come i margini di profitto, il rapporto tra costi fissi e variabili e la redditività delle vendite. Questo approccio rende più semplice identificare gli scostamenti dal budget e intervenire tempestivamente.

Conoscere i costi fissi e variabili

È fondamentale distinguere tra costi fissi, come affitti e stipendi, e costi variabili, legati alla produzione o alla vendita. Quando le vendite non riescono a coprire i costi fissi, l’azienda deve intervenire sulla propria struttura, rivedendo le spese o modificando la strategia commerciale.

Gestire attivamente la pressione fiscale

Le imposte rappresentano una spesa corrente da integrare nel modello di business. È essenziale pianificare le uscite fiscali (con Tot puoi pianificare gli F24 fino ad anno e il pagamento è immediato!) e massimizzare le detrazioni per ridurre l’impatto sul bilancio. Inoltre, i prezzi dei prodotti o servizi devono considerare i costi fiscali per evitare margini di profitto negativi.

Monitorare i debiti

La gestione dei debiti verso banche, fornitori e dipendenti è cruciale per evitare squilibri di cassa. È importante pianificare in anticipo le uscite, come il pagamento degli stipendi, per evitare situazioni di insolvenza.

Pianificare i costi fissi

Un'azienda deve calcolare il totale dei costi fissi e assicurarsi che il fatturato generato li copra. Una pianificazione accurata consente di prevedere gli investimenti necessari per la crescita e di ottimizzare la struttura dei costi.

Calcolare il contributo di ogni vendita

Ogni vendita deve contribuire alla copertura dei costi fissi e generare un margine di profitto. Monitorare la redditività dei prodotti aiuta a ottimizzare il portafoglio, eliminando articoli che non offrono un contributo significativo.

Gestire gli acquisti

Ogni spesa aziendale deve essere giustificata da un risultato tangibile. E per ogni spesa si intende proprio ogni spesa, incluse le risorse umane: ogni dipendente assunto, ad esempio, deve apportare valore all'azienda, in termini di produttività o miglioramento dei processi.

Creare un piano di accantonamento

Accantonare una parte dei ricavi permette all’azienda di affrontare emergenze, cogliere opportunità di investimento e distribuire dividendi ai soci. Un’opzione efficace è aprire un conto parallelo dedicato al piano di accumulo, per garantire disciplina e trasparenza.

Se ancora non conosci Tot

Tot è un conto aziendale online pensato per semplificare e automatizzare tutti i processi di gestione finanziaria e amministrativa delle imprese, con un focus particolare sul mondo delle PMI.

Con Tot, infatti, l’apertura del conto avviene completamente online, in pochi minuti e senza attese e hai tutte le operazioni di pagamento incluse e senza commissioni aggiuntive, compresi i bonifici istantanei, i pagoPA, gli F24 e le Ri.Ba.

Inoltre, si ha subito a disposizione una carta Visa Business che funziona su circuito di credito, sempre inclusa e gratuita, ed è possibile richiedere tutte le carte aggiuntive che si desidera. Le carte aggiuntive sono Mastercard Debit, hanno un loro wallet dedicato, si possono gestire i limiti di spesa ed è possibile assegnare un nome identificativo ad ogni carta, come “spese marketing”, “spese software” o “spese carburante". In questo modo, sarà immediato capire quale sia l’origine del costo che stiamo sostenendo e quanto stiamo spendendo per quell’area operativa.

Le carte aggiuntive sono una vera risorsa nella gestione finanziaria quotidiana, in quanto possono essere date ai propri dipendenti, per ottimizzare tutti i processi di rimborso spese, oppure le si può assegnare a dei singoli centri di costo, in modo da avere una migliore organizzazione e tracciabilità delle spese.

Infine, Tot consente di automatizzare tutti i processi di gestione fiscale e amministrativa, grazie al collegamento con il cassetto fiscale della tua attività. Una funzionalità che associa in automatico le transazioni con le fatture in entrata e in uscita, indipendentemente dal software di fatturazione elettronica utilizzato. In tal modo, i dati contabili del tuo business sono sempre aggiornati e si può svolgere tutta una serie di attività direttamente dal conto.

Ad esempio:

• Visualizzare a colpo d’occhio lo status di tutte le fatture sincronizzate che appariranno quindi come“pagate”, “da pagare”, “ricevute”, “inviate”;
• Effettuare la riconciliazione automatica delle fatture;
• Fare in un secondo l’export della riconciliazione per la prima nota;
• Pagare un fornitore con bonifico istantaneo direttamente dalla fattura ricevuta, in un solo click e senza dover inserire nessun dato;
• Monitorare tutto il flusso di cassa della tua azienda attraverso dei grafici semplici e chiari, direttamente dentro il tuo conto.

Da ultimo, con il conto Tot è possibile dare l’accesso al proprio commercialista o a chi si desidera tra i propri collaboratori, per farsi supportare in tutte queste attività e anche nel predisporre i vari pagamenti quotidiani, che il titolare deve poi solo approvare.