Fatture carburante e deducibilità delle spese: cosa devono sapere le aziende

In molte attività aziendali, il carburante può rappresentare una voce di spesa importante. 

Che si tratti di venditori, rappresentanti, di tecnici e operatori sul territorio, la gestione delle spese legate al carburante richiede attenzione, sia sotto il profilo contabile che fiscale.

Infatti, nel contesto normativo attuale, la deducibilità dei costi e la possibilità di detrarre l’IVA sulle spese per il carburante dipende da specifici requisiti formali. 

In questo articolo vediamo cosa prevede la normativa vigente in merito alla deducibilità del carburante e come devono comportarsi le imprese.

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Normativa sulla deducibilità delle spese del carburante

A partire dal 1° gennaio 2025, la deducibilità delle spese aziendali, inclusi i rifornimenti di carburante, è subordinata al rispetto di due requisiti fondamentali:

• il pagamento deve avvenire tramite mezzi tracciabili (carte, bonifici, app, assegni);

• l’acquisto deve essere documentato da una fattura elettronica intestata all’impresa o al professionista.

Questa regola si applica a tutte le spese legate all’attività d’impresa, comprese quelle per vitto, alloggio, trasferte, rappresentanza e carburante. È quindi escluso ogni pagamento in contanti o privo di documentazione elettronica regolare.

Deducibilità del carburante 

La possibilità di dedurre il costo del carburante dipende anche dalla tipologia di utilizzo del veicolo. In particolare, la normativa distingue tra:

Veicoli strumentali

Sono quelli utilizzati esclusivamente per l’attività d’impresa (es. taxi, autocarri, veicoli di cantiere). Per questi mezzi, le spese di carburante sono deducibili al 100%.

Veicoli ad uso promiscuo

Si tratta di quei veicoli concessi in uso sia per fini lavorativi che personali. Nel caso che il veicolo aziendale sia assegnato ad un dipendente, dirigente o collaboratore, la spesa per il carburante è deducibile fino al 70%.

Se invece il veicolo sia assegnato al titolare dell’impresa o di un libero professionista che lo utilizza sia per lavoro che per fini personali, la deducibilità si riduce al 20%. In questi casi, la quota deducibile si abbassa perché la normativa prevede che l’utilizzo privato non sia riconducibile all’attività economica dell’impresa e, dunque, non possa beneficiare dello stesso trattamento fiscale.

In entrambi i casi, può essere detratta l’IVA al 40%.

Il veicolo a uso promiscuo costituisce un fringe benefit per il dipendente

Nei casi di uso promiscuo con assegnazione al dipendente, il veicolo genera un fringe benefit soggetto a tassazione in capo al lavoratore. Il calcolo avviene sulla base delle tabelle ACI e varia anche in funzione delle caratteristiche del mezzo (elettrico, ibrido, tradizionale).

Come si scarica l’IVA sul carburante

L’IVA pagata sul carburante può essere portata in detrazione solo se vengono rispettate alcune condizioni:

• il carburante deve essere acquistato per veicoli impiegati nell’attività d’impresa o professionale;

• l’acquisto deve essere documentato da fattura elettronica intestata alla partita IVA del soggetto;

• il pagamento deve essere tracciabile.

Anche qui, la percentuale di detraibilità varia a seconda dell’uso del veicolo:

• 100% per veicoli strumentali;

• 40% per veicoli ad uso promiscuo;

• 0% per veicoli usati esclusivamente per fini personali.

La detrazione IVA viene registrata nel registro IVA acquisti e concorre al calcolo della liquidazione periodica. Gli scontrini o le ricevute non sono più documenti fiscalmente validi.

Come richiedere la fattura carburante (anche in self service)

La richiesta della fattura carburante è indispensabile per garantire sia la deducibilità del costo, sia la detrazione dell’IVA. Senza una fattura elettronica valida e intestata correttamente, le spese di carburante non possono essere considerate ai fini fiscali.

Rifornimento con operatore

Nei distributori dotati di personale, il processo è semplice: dopo il rifornimento, si paga con carta tracciabile e si richiede la fattura elettronica, fornendo i dati fiscali dell’azienda (ragione sociale, partita IVA, codice destinatario o PEC).

Rifornimento in modalità self service

Il self service richiede un’attenzione in più. Ci sono due modalità:

1. Richiesta al momento del rifornimento: alcune stazioni di rifornimento permettono di inserire direttamente la partita IVA al momento del pagamento. In tal caso, lo scontrino funge da richiesta automatica e il gestore emetterà la fattura elettronica nei giorni successivi.

2. Utilizzo di app o programmi di fatturazione integrati: diverse compagnie petrolifere offrono app che permettono di registrare i dati aziendali e generare fatture in automatico ad ogni rifornimento. È una soluzione comoda per chi fa molti rifornimenti e vuole centralizzare la gestione.

Lo scontrino è sufficiente per dedurre la spesa?

Gli scontrini non costituiscono prova di spesa deducibile, anche se contengono i dati del pagamento. Senza fattura elettronica, non è possibile detrarre nulla.

Tot e le carte carburante per la gestione delle spese

Per semplificare la gestione delle spese carburante e di tutti gli altri costi deducibili, come spese di trasferta o di rappresentanza, le aziende possono avvalersi di strumenti di pagamento tracciabili, come le carte aziendali messe a disposizione da Tot.

Le carte di debito Mastercard di Tot, sia fisiche che virtuali, possono essere gestite in completa autonomia dal titolare del conto, che può richiederle tramite app, assegnarle ad un dipendente, visualizzare le transazioni, sospenderle o bloccarle, tutto in tempo reale. 

Inoltre è possibile assegnare ad ogni carta un nome identificativo (es: “carta carburante Mauro”) per avere ancora più tracciabilità e controllo su ogni spesa che viene effettuata.

Sempre tramite app, è poi possibile customizzare completamente i limiti, sia giornalieri che mensili, in modo tale che non si sfori mai il budget previsto per una determinata attività. Il limite massimo per carte aziendali Tot è di 20.000€, sia giornaliero che mensile.

Inoltre, i titolari delle carte aziendali Tot, accedono a tutta una serie di vantaggi pensati appositamente per chi fa business, come il fast track nei principali aeroporti italiani per saltare la coda al gate (anche per viaggi privati) e diverse scontistiche con società di noleggio auto come (come Hertz), prenotazione alberghi (come Booking), servizi di telefonia o servizi di leasing per dispositivi tecnologici, come smartphone e laptop. 

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