Digitalizzazione dei processi aziendali: perché è fondamentale?

Per digitalizzazione dei processi aziendali si intende l’integrazione di tecnologie e l’adozione di strumenti digitali all’interno dei flussi di lavoro quotidiani.

Tale integrazione è indipendente dal settore che prendiamo in considerazione: un rigattiere che lavora nei mercati all’aperto potrebbe avere un livello di digitalizzazione superiore ad un e-commerce che basa tutto il suo business sull’online, ma magari ha un basso livello di integrazione digitale nella gestione finanziaria e amministrativa dell’azienda, giusto per fare un esempio su cui siamo particolarmente ferrati in Tot.

La trasformazione digitale, infatti, non significa semplicemente vendere prodotti online o moltiplicare all’infinito gli abbonamenti a software che poi, spesso, non vengono neanche utilizzati, ma implica un cambiamento di approccio, culturale e operativo, che produca un impatto sensibile sull'efficienza, la produttività e la competitività dell’azienda, grazie all’impiego strategico di tecnologie digitali innovative.

Ed è proprio quello che fa anche Tot, attraverso un conto aziendale online che va molto oltre alle semplici funzioni di invio e ricezione del denaro. Ma te ne parliamo meglio tra poco, ora vediamo quali sono i vantaggi della trasformazione digitale, i principali campi d’applicazione e come implementarla nei processi aziendali.

I vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali

Nel panorama attuale, la digitalizzazione dei processi aziendali non è più un'opzione, ma una necessità con cui le imprese si devono confrontare se vogliono rimanere competitive nel mercato. Ecco i principali vantaggi:

1. Riduzione dei costi: l'automatizzazione dei processi riduce i costi operativi di determinate attività, generando risparmi nel lungo termine.
2. Maggiore efficienza e produttività: l’automatizzazione dei processi manuali riduce le tempistiche di completamento delle attività, alleggerisce il carico di lavoro delle persone e aumenta la produttività del team.
3. Più qualità nei dati e riduzione degli errori: la digitalizzazione dei dati aziendali consente un accesso più rapido e accurato alle informazioni, riduce il rischio di errori umani e facilita la presa di decisioni informate e consapevoli.
4. Vantaggio competitivo: le aziende con un alto livello di digitalizzazione sono in grado di rispondere più rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle esigenze dei clienti.

Quali sono i processi aziendali a cui si applica il digitale?

Tra il proliferare di startup e colossi come Google, Microsoft o Amazon, in grado di investire budget enormi nella ricerca e sviluppo, il settore dell'innovazione tecnologica non è mai stato così in salute e le soluzioni digitali sono ormai applicabili praticamente a qualsiasi processo aziendale. Sta poi alla visione strategica del business comprendere quali sono i campi che hanno maggiore priorità, a seconda del settore e delle esigenze specifiche dell’impresa.

Ecco le principali aree su cui le tecnologie digitali possono avere un impatto disruptive:

• Amministrazione e contabilità: forse l’esigenza che più accomuna tutti i business che, volenti o nolenti, devono gestire le proprie finanze all’interno del quadro normativo e fiscale del paese in cui operano. Software di fatturazione elettronica e l’impiego di un conto aziendale intelligente permettono di automatizzare la maggior parte dei processi, alleggerire il carico di lavoro ed evitare errori o dimenticanze.
• Customer support: come piattaforme per la gestione dei ticket di assistenza, chatbot per fornire supporto immediato ai clienti o strumenti per raccogliere e analizzare i feedback dei clienti.
• Piattaforme per il lavoro collaborativo: come i vari software per l’organizzazione e la gestione dei task, fino a strumenti collaborativi per team fluidi e dislocati sul territorio.
• Risorse umane (HR): come l’impiego di software per la gestione delle assunzioni e pagamento stipendi, la valutazione delle performance, la gestione dei benefit aziendali e la formazione dei dipendenti.
• Gestione documentale: come archivi per la conversione dei documenti cartacei in formato digitale, per una gestione più efficiente e sicura delle informazioni.
• Logistica e Supply Chain: come sistemi di gestione del magazzino (WMS) per ottimizzare la gestione degli stock, le operazioni di picking e le spedizioni.

Come digitalizzare i processi in azienda

L’integrazione del digitale all’interno dell’azienda non è un processo scontato come molti credono e deve essere condotto a seguito di una riflessione strategica e con gradualità, per evitare di sottoporre i propri dipendenti ad una pressione adattiva eccessiva, dovuta al dover cambiare troppe procedure e a dover imparare troppe cose, troppo velocemente.

Perché sì, il digitale semplifica, ma non è detto che sia semplice da implementare fin da subito.

In generale, si dovrebbero sempre seguire almeno tre passaggi:

1. Valutazione dei processi attuali e definizione degli obiettivi: prima di iniziare, è fondamentale comprendere lo stato attuale dei processi aziendali, andando ad identificare aree di miglioramento e di automatizzazione. Da qui, poi, si procede con lo stabilire degli obiettivi chiari e misurabili, come la riduzione di un certo numero di ore impiegate per lo svolgimento di un task.
2. Scelta delle tecnologie appropriate: selezionare con cura le tecnologie che meglio rispondono alle esigenze aziendali è fondamentale. Questo può includere strumenti di automazione dei processi, piattaforme di collaborazione e soluzioni di analisi dei dati.
3. Formazione del personale e implementazione graduale: Assicurarsi che i dipendenti siano adeguatamente formati sull'uso delle nuove tecnologie. La resistenza al cambiamento è uno degli ostacoli principali alla digitalizzazione e la formazione e l’implementazione graduale possono aiutare a superare questo ostacolo.

Digitalizzazione dei processi amministrativi

Come detto in precedenza, la gestione amministrativa e finanziaria è uno dei temi roventi nella quotidianità delle imprese, specie quelle di piccole dimensioni che, raramente, hanno un team dedicato allo svolgimento di questi compiti.

Da una survey che abbiamo condotto al nostro network di imprenditori, infatti, è emerso come oltre il 20% degli intervistati dedichi fino a 10 ore alla settimana nella gestione delle fatture e dei vari pagamenti, e comunque, il 65% dedica almeno cinque ore settimanali a queste mansioni. Inoltre, oltre il 60% dichiara di non avere personale dedicato e di farsi carico personalmente di questa parte di lavoro, a discapito di altre attività fondamentali per il proprio business . Infine, oltre l’80%, è concorde nella necessità di dover digitalizzare i processi amministrativi.

Per far fronte a queste necessità, in Tot abbiamo sviluppato una piattaforma che va molto oltre un semplice conto corrente online. Da una parte, infatti, si hanno tutti gli strumenti di pagamento online, inclusi nel piano di abbonamento e senza costi di commissione, come:

• Bonifici SEPA ordinari e istantanei
• Riba
• PagoPA
• F24 (programmabili fino ad un anno)
• carta business su circuito di credito (inclusa all’apertura del conto)

Inoltre, puoi richiedere tutte le carte di debito fisiche e virtuali di cui hai bisogno, da mettere a disposizione del team o da utilizzare come centro di costo.

Dall’altra parte, attorno al conto abbiamo sviluppato una piattaforma che semplifica e alleggerisce il carico di lavoro connesso all’amministrazione. Tutto inizia grazie al fatto che Tot è in grado di collegarsi al Cassetto Fiscale dell’imprenditore o impresa, sincronizzando in automatico i dati delle fatture con i movimenti contabili. E questo consente di:

• Ordinare e categorizzare le fatture
• Effettuare la riconciliazione bancaria in automatico e fare l’export del file per la prima nota, in un click
• Pagare un bonifico importando tutti i dati in automatico direttamente dalla fattura ricevuta, senza mai uscire dal tuo profilo.

Oltre a ciò, Tot è anche uno strumento digitale collaborativo per tutta la gestione finanziaria. Infatti, è possibile aggiungere l’accesso a più collaboratori, assegnando a ciascuno di loro permessi specifici in base alla funzione che ricoprono: per esempio, si può permettere ad un membro del team di accedere al conto per visualizzare i movimenti e svolgere tutte le funzioni di amministrazione, come la riconciliazione delle fatture, oppure dargli la possibilità di predisporre tutti i pagamenti, che poi il titolare deve solo approvare attraverso codice OTP o accesso biometrico.

Infine, Tot consente di aggiungere tutte le carte aziendali che si desidera, da mettere a disposizione del team o da utilizzare come centro di costo, per una gestione più flessibile e puntuale dei pagamenti. Anche qua, la richiesta delle carte avviene completamente online e in pochi click.

Se vuoi provare ci siamo!